Importancia de la firma electrónica hoy en día

Las nuevas tecnologías están facilitando la forma en la que nos relacionamos, no solo entre particulares, sino en particular con empresas e instituciones públicas. Cada vez son más los trámites que están disponibles de manera digital, que además de implicar un ahorro en desplazamientos, también supone un ahorro en costes monetarios y tiempo. Si aún no has apostado por ella, hoy te contamos cuál es la importancia de la firma electrónica en la actualidad. 

Por qué la firma electrónica es esencial en el mundo actual

Los tiempos cambian, y con el paso de los años, van apareciendo progresivamente nuevos avances que nos llevan a tener que adaptarnos porque los modelos anteriores se quedan obsoletos. Esto ha sido así a lo largo de nuestra historia. Dentro del ámbito empresarial, la burocracia solía ser muy compleja y tediosa, con registros manuales de todas las transacciones y con cantidades ingentes de documentación almacenada. 

Después llegaron los software que permitían registrar y conservar todas las operaciones; un gran avance que suponía la reducción al mínimo de los errores humanos, agilizaba los cálculos y facilitaba la identificación de incongruencias.

Hoy en día, dichos avances han ido un paso más allá, y ahora, no solo podemos pasar documentos y operaciones a la vía digital, sino que hemos llegado al punto de ser capaces de prescindir por completo de la vía presencial o de los documentos físicos. 

Sin embargo, la vida online también tiene sus riesgos, y uno de los más notables hace referencia a la facilidad para suplantar la identidad de otra por eso. Por eso, de cara a mantener la seguridad en todos los trámites que se hagan en el mundo digital, es necesario tener un mecanismo que nos permite confirmar quién está detrás de cada operación. 

Es aquí cuando entra en juego la importancia de la firma electrónica, puesto que con ella, en función del nivel de seguridad que se haya elegido, se podrá garantizar la identidad de una persona hasta tal punto, que estas operaciones ya tienen el mismo valor legal que las transacciones físicas. 

Así, cada vez son más las personas físicas y jurídicas que apuestan por esta vía, para adaptarse a los tiempos que corren y seguir siendo competitivas. En el siguiente apartado, veremos la importancia de la firma electrónica en una empresa. 

Rol de la firma electrónica en los procesos empresariales

La firma electrónica en sí misma también ha sufrido su propio proceso evolutivo y, hoy en día, no hay un único formato disponible, sino que se puede emplear de diversas formas. Estas son el DNI electrónico o el certificado con firma electrónica en tarjetas criptográficas; los certificados digitales oficiales de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre; la identificación mediante datos biométricos; la autenticación por nombre de usuario y contraseña o la firma manuscrita digitalizada, principalmente. 

Pero, ¿qué aplicaciones tienen estos ejemplos en los procesos empresariales? Aunque hay más, a continuación te dejamos los más destacados. 

Trámites con las administraciones públicas

Estas gestiones abarcan multitud de operaciones, dado que los trámites que se realicen en el plano laboral deben dirigirse en última instancia a alguna de las administraciones. Por ejemplo, presentaciones de declaraciones y liquidaciones de carácter tributario; consulta de registros administrativos; licitaciones de contratos públicos; solicitudes en registros públicos; presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil, etc. 

Firma de contratos

Tanto de carácter laboral como mercantil o administrativo. También, altas y bajas de trabajadores, gestión de nóminas, reconocimientos médicos, tratamiento de datos por el RGPD, etc. 

Procesos corporativos

Aquí se incluyen la autorización de compras, las órdenes de trabajo o las auditorías internas, y en las que se parte de documentos genéricos que luego se envían a las partes implicadas para su firma en un orden concreto. 

Seguros e inmobiliarias

Cierre de acuerdos como las pólizas de seguros o los mandatos SEPA de las compañías aseguradoras o la distinta documentación de las inmobiliarias, como los contratos de alquiler y con los propietarios, la aceptación de ofertas, la cesión de exclusividad o los contratos de arras, entre otros. 

La firma digital aumenta la eficiencia y la productividad

Ya hemos visto la importancia de la firma electrónica en sus diferentes aplicaciones prácticas. Cualquiera de ellas, supone una reducción de los plazos en la tramitación y una reducción de los costes a nivel general, pero vamos a ver estos beneficios en más detalle, puesto que las repercusiones que tiene la firma digital en las empresas va mucho más allá de las mencionadas. 

Eficiencia y rapidez

Acortar los tiempos en un objetivo en cualquier empresa, ya que esto evita que en las dilaciones, se puedan tomar decisiones diferentes que vayan en perjuicio de los intereses como negocio. Pero además de formalizar transacciones con mayor rapidez, también aumenta la eficiencia y, en consecuencia, la productividad empresarial, al desaparecer los desplazamientos y las esperas para acordar una fecha que sea óptima para las partes implicadas. 

Ahorro en costes

Como ya indicamos, uno de los objetivos, y beneficios, de la modernización de todo tipo de procedimientos es reducir los costes que suponen, ya sean económicos, de tiempo o medioambientales. Con la firma electrónica, se reduce la cantidad de material de oficina y el espacio necesario para almacenar documentación o equipos como las impresoras, pero también decrece el tiempo dedicado a estos trámites y el impacto en el medioambiente. 

Garantía jurídica

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, como la simple, la avanzada y la cualificada, que implica el uso de un certificado digital. La primera es la que ofrece una seguridad menor, mientras que esta última es la que implica la máxima seguridad jurídica. Con ella, no solo se verifica la identidad y se impide la falsificación, sino que se garantiza la integridad de los documentos y su contenido. 

Mejora de la experiencia de usuario

El concepto de experiencia de usuario es uno de los más escuchados en el entorno digital. Los beneficios que los clientes obtienen son tan importantes, o incluso más, que los que reporta un negocio. Y es que cuanto mayores sean las ventajas que aquellos obtienen en su relación con las empresas y mayor sea la facilidad y la rapidez para las gestiones, más elevada será también su satisfacción. 

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