Etapas de los procesos administrativos y cómo agilizarlos

Todas las empresas deben realizar tareas administrativas con diferentes finalidades. Cuando estas no siguen una estructura determinada y cuentan con una planificación previa, el tiempo y el esfuerzo que requieren para completarse se multiplica y repercute de forma negativa sobre la rentabilidad de la organización. Sin embargo, existen formas de agilizar dichas tareas, a través de lo que se conoce como procesos administrativos empresariales. En este artículo te contamos qué es y cuáles son las etapas que abarca. 

¿Qué es el proceso administrativo?

Los procesos administrativos empresariales pueden definirse como el conjunto de pasos que una organización en concreto da para gestionar todos sus recursos internos. Dentro de estos se incluye el capital humano, así como los elementos tecnológicos y financieros. 

Su finalidad es marcar el camino a seguir a través de diferentes procedimientos. Su establecimiento se debe llevar a cabo en línea con los objetivos generales, y permite incrementar la eficiencia en todas las operaciones. En consecuencia, también se aumenta la productividad. 

En función del sector en el que opere, cada empresa tendrá sus propias operaciones y flujos de trabajo. Por lo tanto, los procesos administrativos marcarán las pautas a seguir, pero el contenido de los mismos variará según sean las tareas. En cualquier caso, además de agilizar los procedimientos, se posibilita la medición del rendimiento para asegurar que se cumplen los objetivos y que se mantiene la competitividad. 

¿Cuáles son sus etapas?

Los procesos administrativos se dividen en varias etapas, que pueden variar en cierta medida dependiendo de la fuente o del enfoque específico. No obstante, las más habituales son las siguientes:

Planificación

Es la primera etapa y consiste en establecer objetivos, definir estrategias, elaborar planes y determinar los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos. En esta fase, se toman decisiones sobre qué se debe hacer, cómo se debe hacer, cuándo se debe hacer y quién será responsable de cada tarea.

La planificación es la primera etapa de los procesos administrativos y, por tanto, abarca el proceso de definición de las metas, el establecimiento de los objetivos y el desarrollo de las estrategias para alcanzarlos. Para ello, se debe proceder con el análisis del entorno interno y externo de la organización. De este modo, no solo se identifican oportunidades y amenazas, sino que además se pueden elaborar los planes de acción a seguir. 

Durante esta etapa, también se determinan todos los recursos que se necesitarán y se establecen plazos. A través de esta planificación, se consigue tener una visión del camino que se debe seguir y se agilizan las decisiones, ya que se reduce la incertidumbre. 

Organización

Con los planes de acción establecidos, se pasa a la etapa de organización de los procesos administrativos. En ella, se diseña la estructura interna de la empresa y se distribuyen los recursos con los que se cuenta, que son el capital humano, los equipos tecnológicos, la financiación de la que se dispone y el tiempo. Todos ellos se deben asignar de manera eficiente, para poder lograr los objetivos previamente establecidos. 

Al haber identificado ya los recursos disponibles, también se asignarán responsabilidades, se crearán las estructuras organizativas, sus jerarquías y rangos de autoridad, y se coordinarán las diferentes actividades para que todas avancen en la misma línea. La organización facilita la coordinación y la comunicación entre todas las personas que forman el equipo, mejora la eficiencia operativa y promueve un ambiente de trabajo colaborativo.

Dirección

La tercera etapa de los procesos administrativos es la dirección, a la que también se hace referencia como ejecución. Durante esta, se trata de guiar al equipo, motivar y supervisar el trabajo que realizan, para continuar asegurando que todos avanzan hacia la consecución de los mismos objetivos y resolver los posibles conflictos o contratiempos que vayan surgiendo. 

En primer lugar, habrá que comunicar las expectativas que se tienen con claridad, se establecerán metas individuales y de equipo, y se irá dando feedback y apoyo continuo. Quienes se encarguen de liderar, deben servir también de inspiración para la plantilla y fomentar un clima donde haya confianza y colaboración. La motivación y el sentimiento de pertenencia son imprescindibles para conseguir que los empleados se mantengan comprometidos, satisfechos y con niveles altos de productividad. 

Control

La etapa de control incluye monitorear y evaluar los resultados que se van obteniendo. Estos se compararán con unos estándares de rendimiento que se hayan establecido previamente y se identificarán las desviaciones que hayan tenido lugar y se tomarán las medidas correctivas pertinentes. No obstante, además de las correctivas, también se pueden establecer medidas preventivas. 

¿Cómo las tecnologías agilizan los procesos administrativos? 

Los avances tecnológicos han permitido que los procesos administrativos se agilicen, puesto que permiten automatizar tareas, reducir los tiempos de trabajo e incluso evitar errores, entre otros beneficios. Estas son las tecnologías más usadas en la actualidad:

Automatización de procesos

Aquellas tareas que son repetitivas pueden realizarse con software específico. Además de evitar los errores humanos, se aceleran los procesos de trabajo. Se utiliza en gestión documental, contabilidad o atención al cliente, principalmente.

Cloud Computing

Las soluciones que trabajan en la nube fomentan la colaboración de equipos en tiempo real, facilita la integración de sistemas y se centraliza la gestión de los datos y la información.

Inteligencia Artificial y Machine Learning

Permite obtener insights de valor, realizar predicciones de tendencias y comportamientos y mejorar la toma de decisiones al estar basada en datos reales.

Gestión del ciclo de vida de contratos (CLM)

La gestión del ciclo de vida de contratos se utiliza para automatizar y optimizar procesos, centralizar el almacenamiento de los contratos y garantizar el cumplimiento de las normativas aplicables. 

Firma electrónica

La firma electrónica está agilizando todos los procesos que las empresas de cualquier sector llevan a cabo. Por su funcionamiento sencillo, como nuestra aplicación web PortaSigma basada en servicios en la nube, se puede integrar fácilmente con widgets o API sin desarrollo adicional, y permite validar la identidad de remitentes y firmantes y garantizar la autenticidad, la integridad de los documentos y la seguridad en todo el proceso. 

Sus usos incluyen la facturación electrónica, contratos de trabajo, autorizaciones, procesos corporativos, ventas en inmobiliarias, aseguradoras, procesos comerciales, y un largo etcétera. En cuestión de minutos, se pueden cerrar transacciones desde cualquier ubicación y con la misma validez legal que la firma manuscrita. 

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