Optimizando reuniones virtuales con herramientas de colaboración y firma electrónica
Las reuniones virtuales se producían con relativa frecuencia hace algunos años, pero desde la pandemia, y con el auge del trabajo remoto, pasaron a convertirse en la norma. Hoy son incluso más habituales que las presenciales. Este cambio en las relaciones profesionales ha hecho que la tecnología se haya tenido que poner al día, puesto que debe poder facilitarse la interacción durante las reuniones, pero también la colaboración o la gestión de ciertos procesos. En este artículo, te contamos qué ventajas ofrecen estas reuniones en la actualidad, gracias al desarrollo de diferentes herramientas.
Ventajas de las reuniones virtuales
Las reuniones virtuales solo requieren de una buena conexión a Internet y de algún dispositivo electrónico con una aplicación que permita el encuentro, ya sea a través de una videoconferencia, un chat en línea, una llamada o una plataforma de colaboración en tiempo real. Si no fuera porque ofrecen multitud de ventajas, su popularidad no será tan alta como lo es hoy. Estas son en concreto las siguientes:
Superación de barreras geográficas y temporales
Como sucede con las compras o la comunicación en Internet, las barreras geográficas desaparecen. Ahora, varias personas pueden conectarse a la vez y trabajar juntas, con independencia de su ubicación geográfica. Por tanto, se facilita la colaboración entre equipos que están distribuidos globalmente.
Mayor comodidad y flexibilidad
Cuando las reuniones son presenciales, es necesario realizar un desplazamiento. Si estas tienen lugar en el mismo espacio de trabajo, no hay que añadir uno nuevo, pero en el caso de que haya que dirigirse a donde se encuentra el cliente, supone tiempo y dinero. Las reuniones virtuales se caracterizan por la flexibilidad y por ser más convenientes. Es decir, que es posible conectarse desde cualquier sitio y en el momento en que sea más conveniente para todas las partes.
Menor desembolso en eventos físicos
Los eventos físicos adquirieron popularidad en los últimos años, para impulsar el networking y afianzar las relaciones entre empleados, con estos y con otras empresas. Sin embargo, la tecnología ha permitido que estos también puedan realizarse de forma virtual y así reducir los costes asociados en viajes, transporte y alojamiento. Y más allá de los beneficios que pueda suponer para una organización, también se reduce la huella de carbono en el planeta.
Funciones adicionales
Las herramientas tecnológicas utilizadas en las reuniones virtuales también suelen ofrecer funciones adicionales que pueden mejorar la colaboración y la productividad. Por ejemplo, compartir pantallas o editar documentos en tiempo real. Estas características fomentan la interactividad entre las personas participantes y facilitan la comunicación entre ellas.
Herramientas de colaboración y firma electrónica para reuniones virtuales
Como acabamos de mencionar, las reuniones virtuales han permitido que se desarrollen múltiples herramientas de colaboración que permiten facilitar la interacción y agilizar los procesos de trabajo. Por ejemplo, y como veremos a continuación, estas herramientas permiten compartir información, colaborar en documentos o realizar firmas de manera electrónica. Todo ello en tiempo real y a distancia. Estas son algunas de dichas herramientas y sus funciones principales:
Plataformas de videoconferencia
Nombres como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet se han incorporado a nuestro vocabulario actual en el mundo empresarial. Incluyen video, audio y chat, y cuentan con funciones que permiten realizar reuniones virtuales en tiempo real. Quienes participan se comunican y colaboran como si estuvieran en la misma sala de reuniones.
Herramientas de colaboración en documentos
Aquí entran aplicaciones como Google Docs, Microsoft Office Online o Dropbox Paper. Se caracterizan por permitir el trabajo simultáneo entre varias veces en documentos que han sido compartidos. Se puede editar, comentar y colaborar en tiempo real, para facilitar la creación y la revisión de documentos durante la propia reunión.
Plataformas de gestión de proyectos
Otras herramientas más avanzadas que también se utilizan en las reuniones virtuales son Trello, Asana o Basecamp. Son muy prácticas para organizar tareas, asignar responsabilidades y dar seguimiento al progreso de proyectos. En la misma reunión, los equipos pueden actualizar el estado de las tareas en las que están trabajando y tratar la planificación futura.
Herramientas de pizarra virtual
Cuando todavía no se cuenta con una planificación establecida, sino que se está en el paso previo, estas herramientas ofrecen un espacio donde dibujar, escribir notas y organizar ideas. Algunos nombres son Miro o Microsoft Whiteboard y se usan en sesiones de lluvia de ideas, planificación y visualización de conceptos.
Plataformas de firma electrónica
Soluciones web como PortaSigma permiten a las personas participantes en la reunión firmar documentos de forma electrónica. Si estos ya han sido creados y su contenido ha sido revisado para dar el visto bueno con las herramientas anteriores, se puede agilizar el proceso y proceder con la propia firma digital durante la misma reunión. Es muy frecuente en contratos y acuerdos.
Cómo integrar la firma electrónica en reuniones virtuales
La integración de la firma electrónica en reuniones virtuales es muy sencilla, aunque el procedimiento puede variar en función de la solución que se escoja. En el caso de PortaSigma, se trata de una solución web fácilmente compatible a través de API o widgets, sin necesidad de desarrollo adicional. Con ella, quienes están presentes en la reunión pueden firmar documentos de manera segura y legalmente vinculante a través de Internet.
En primer lugar, es necesario tener una cuenta creada con PortaSigma para enviar los documentos o bien utilizar un certificado electrónico que sea válido para acceder a estos. Existe la posibilidad de que durante el proceso de autenticación, haya que actualizar algún plugin de compatibilidad. Este proceso lo realizará cada persona desde su propio dispositivo.
Una vez dentro, se visualiza un panel donde se muestran varios campos de búsqueda avanzada y debajo un listado con los documentos pendientes de aprobación o de firma, así como los ya firmados en el caso de existir.
Durante las reuniones virtuales, los documentos que deban firmarse se cargarán en la plataforma en formato PDF y se seleccionarán los destinatarios. Estos los verán en el panel mencionado, y solo deberán hacer clic para proceder con la firma. Una vez firmado, la persona firmante recibe una copia y el documento pasa a un servidor seguro y confidencial, pero accesible en todo momento.
Conclusiones
Todas las herramientas mencionadas agilizan las reuniones virtuales y permiten trabajar de manera conjunta en remoto. Pero con la firma electrónica, no solo se pueden avanzar los proyectos, sino que se pueden concluir con la inclusión de una firma con total validez legal. Para más información, consulta la web de PortaSigma o contacta con nosotros.
