Firma manuscrita vs electrónica: ¿cuál es más útil y segura?
El uso de la firma forma parte de multitud de transacciones entre dos partes, en todos los sectores y para todo tipo de finalidades. Hasta hace pocos años, siempre se había utilizado la firma manuscrita, pero gracias a los avances en tecnología, las opciones se han multiplicado. En este artículo, comparamos aquella con la firma electrónica y profundizaremos en cuestiones de utilidad y seguridad.
¿Qué es una firma manuscrita?
Una firma manuscrita es una representación gráfica única y personal de la identidad de una persona. En palabras más claras, es la firma manual que hemos utilizado siempre y que figura en nuestro documento de identificación oficial.
Por lo tanto, se realiza de forma manual con instrumentos de escritura, como un bolígrafo o un papel. La finalidad que tiene es la de autenticar documentos, validar acuerdos legales y verificar la identidad de una persona en diversos contextos.
Algo menos conocido es la singularidad que tiene la firma manuscrita. Si bien puede parecer que con práctica se puede imitar este garabato, se trata de una combinación única de trazos, curvas y rasgos distintivos, como la fuerza al escribir o la rapidez. Se la considera una forma de autenticación personal, ya que resulta prácticamente imposible copiarla con precisión. Por ello, siempre se ha utilizado para prevenir la falsificación y garantizar la validez de documentos de relevancia.
Firma manuscrita digitalizada
En la actualidad, el avance de la tecnología ha permitido que aparezcan nuevas formas de identificación y autenticación. Una de ellas es la firma manuscrita digitalizada. Esta es una representación electrónica de la firma tradicional realizada a mano con un bolígrafo. Pero en lugar de utilizar papel y tinta, la firma se captura mediante dispositivos electrónicos. Por ejemplo, tabletas gráficas, pantallas táctiles o lápices digitales, para convertirla en un archivo digital.
Este método ha ganado popularidad en los últimos años, debido a la creciente digitalización de procesos y la necesidad de agilizar trámites. Quienes no se habían planteado nunca el uso de una firma digital, ya sean personas físicas como empresas, durante la pandemia se vieron forzados a dar el paso, puesto que se convirtió en la única vía posible en multitud de casos.
La firma manuscrita digitalizada conserva la esencia única de la firma tradicional, ya que captura los detalles y rasgos distintivos del trazo personal de cada persona. Este formato ofrece ventajas en términos de eficiencia, almacenamiento y seguridad, puesto que este tipo de firmas son aptas para ser integradas. Así, se ha hecho posible la firma remota y la gestión de archivos sin necesidad de imprimir o de tener encuentros presenciales.
Sin embargo, no basta con digitalizar la firma manuscrita. Para que tenga validez legal, debe cumplir con una serie de estándares legales y de seguridad, que vienen marcados por normativas, como es el Reglamento eIDAS.
¿Por qué convertir una firma manuscrita en una firma electrónica?
Digitalizar una firma manuscrita implica diferentes beneficios. A continuación te dejamos los principales.
Eficiencia en procesos
Se elimina la necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicos. También se ahorra tiempo y recursos por la simplificación de la firma y la aprobación de los documentos de forma electrónica. También se agilizan los flujos de trabajo al reducir la dependencia de los procesos manuales y del papel.
Accesibilidad remota
La firma manuscrita digitalizada permite realizar transacciones comerciales y acuerdos sin la necesidad de presencia física. Es adaptable a entornos de trabajo en los que no se comparte la misma ubicación geográfica, así como a la colaboración en línea. También se mejora la flexibilidad en las relaciones comerciales.
Sostenibilidad ambiental
Se reduce el consumo de papel y, con ello, la huella ecológica asociada con la impresión de documentos. También se reducen los espacios destinados al almacenamiento.
Seguridad mejorada
Las firmas digitales incorporan técnicas de cifrado y de autenticación para proteger la integridad de la firma. También ofrecen un registro digital con detalles de la transacción, para facilitar la trazabilidad y la evidencia en caso de disputas. Por tanto, se minimiza el riesgo de fraudes o de alteraciones al compararse con las firmas manuscritas convencionales.
¿Cómo convertir una firma manuscrita en una firma electrónica?
Para convertir una firma manuscrita en una firma electrónica, hay que digitalizar la primera mediante un escáner o una fotografía, para crear una versión en formato digital. Después, se emplean software de edición para que la imagen de la firma sea clara y legible. Una vez digitalizada, se puede incorporar en documentos electrónicos mediante el uso de plataformas de firma electrónica o herramientas específicas para este fin.
En lo que respecta a la seguridad de la firma electrónica, se utilizan contraseñas o códigos de verificación que protegen la integridad del documento firmado. Además, se debe garantizar que la firma electrónica cumple con los estándares y requisitos legales. Si bien tanto la manuscrita como la electrónica tienen la misma validez legal, esta última se debe ajustar a lo que determina el reglamento por el que se rige.
Relación entre la firma manuscrita, la firma manuscrita digitalizada y la firma electrónica avanzada
Hemos visto que la firma manuscrita digitalizada es la misma que la manuscrita a seca, pero en un formato digital. Sin embargo, ambas disfrutan de la misma validez ante la ley, aunque hay diferencias con respecto a la seguridad.
Puesto que se trata únicamente de una conversión a una versión digital para que pueda ser fácilmente almacenada o utilizada en documentos electrónicos, no cuenta con sistemas de seguridad avanzada. Es aquí cuando entra en juego la firma electrónica como tal, que va un paso más allá e incorpora tecnologías criptográficas y de seguridad.
Este tipo de firma requiere un proceso más riguroso de identificación y autenticación de la persona firmante. Y por eso, ofrece un nivel más alto de confianza y de seguridad en comparación con las firmas tradicionales o digitalizadas. Además, existen prácticas para incrementar su integridad y validez.
Dentro de esta firma, también hay varios tipos de firma electrónica. Desde la simple hasta la que se combina con los certificados electrónicos. En PortaSigma, contamos con estas cuatro versiones, entre las que se puede elegir en función de las necesidades que se tengan de seguridad jurídica. Al ser una solución web, no requiere de descargas y es perfectamente compatible con el resto de sistemas de una organización. Contáctanos para más información.
