Las mejores prácticas para asegurar la validez e integridad de la firma electrónica

La firma electrónica ha supuesto una revolución en la forma de gestionar procesos y transacciones, así como para la validación de documentos de diversa índole. La opción de firmar contratos, acuerdos y otra documentación a través de ella ha sido clave para agilizar trámites, sin necesidad de recurrir a la vía presencial. Sin embargo, y tal y como sucede con cualquier gestión en la red, es importante prestar atención a la seguridad. Por eso, en este artículo te contamos cómo abordar la validez y la integridad de la firma electrónica mediante prácticas eficaces. 

¿Por qué apostar por la firma electrónica?

En el panorama actual, la apuesta por la firma electrónica representa una decisión estratégica que ofrece múltiples beneficios para las empresas y personas autónomas que se decantan por ella. Esta modalidad revolucionaria para validación de documentos y acuerdos tiene como principal ventaja el hecho de agilizar los procesos, pero esta es tan solo una de las características que la define. 

Dado que implica la eliminación de la necesidad de firmas manuscritas y de envíos físicos o encuentros presenciales, esta tecnología impulsa la eficiencia y la productividad, al tiempo que minimiza los tiempos de espera. De este modo, se consigue una ejecución rápida y sin contratiempos, que a su vez incrementa la satisfacción por ambas partes. Si bien puede parecer de poca relevancia la diferencia en los tiempos, esta agilidad puede marcar la diferencia entre cerrar un trato o perder una oportunidad valiosa.

Además de acelerar los procesos, la firma electrónica también contribuye a la sostenibilidad y al respeto por el medioambiente. Este punto también se traduce en una reducción de los costes para la empresa, al desaparecer la dependencia física del papel o la tinta. Esta adaptación al mundo digital no solo representa un avance en términos de conveniencia, sino que también refleja una postura comprometida con la protección del entorno.

Pero, ¿cómo podemos garantizar que la firma electrónica es válida y que se mantiene la integridad de la documentación? A continuación te dejamos tres prácticas que te ayudarán a conseguirlo. 

Utiliza certificados digitales confiables y seguros

Los certificados digitales actúan como sellos virtuales que garantizan la autenticidad y la seguridad en las operaciones que se llevan a cabo dentro del mundo digital. Son emitidos por Autoridades de Certificación (AC) y actúan como una garantía de que la firma electrónica es genuina y no ha sido modificada. La confiabilidad de la Autoridad de Certificación es esencial, ya que su función principal es verificar la identidad del firmante antes de emitir un certificado. 

El más utilizado en nuestro país es el certificado que gestiona la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que implica el envío de un código al correo electrónico desde el que se gestiona la solicitud del certificado y que luego deberá mostrarse cuando se acude presencialmente a validar la identidad. Solo se puede usar en el dispositivo desde el que se realiza el trámite, que es donde luego se instalará. 

El uso de certificados digitales que sean de confianza añade una capa adicional de protección en contra del fraude, de la falsificación y de la suplantación de identidades. Cuando se verifica la autenticidad de una firma electrónica a través de un certificado emitido por una AC de renombre, se establece un nivel de confianza que valida la transacción y el documento en cuestión. Es de especial importancia en aquellos entornos en los que la seguridad y la validez son primordiales, como es el caso del ámbito legal y del financiero.

Almacena y gestiona adecuadamente las firmas electrónicas

El almacenamiento y la gestión adecuada de las firmas electrónicas no solo garantiza la seguridad de las transacciones, sino que también protege la información sensible y contribuye a la confiabilidad de todo el proceso. Su objetivo es el de evitar el acceso no autorizado y la manipulación indebida de la documentación. 

Para ello, los sistemas de gestión de firmas electrónicas, como PortaSigma, deben haber sido diseñados para proteger tanto la firma en sí como todos los datos relacionados con esta, incluidas la fecha y la hora de la firma, la identidad de las partes firmantes y el contenido del documento. 

La integridad de las firmas electrónicas también depende de cómo se administren las claves criptográficas que se utilicen durante el proceso. Estas claves, que incluyen claves públicas y privadas, se deben conservar en entornos altamente seguros, ya sea en la nube o en servidores, y que estén protegidos de posibles amenazas. Se deben aplicar medidas de seguridad avanzada, cifrado de datos, firewalls y autenticación multifactorial. 

Otras medidas para el almacenamiento y la gestión son:

• políticas de retención, que establecen cuánto tiempo se conservarán las firmas y los documentos asociados;
• control de acceso y de gestión de usuarios, que deben ser granulares, con roles y permisos específicos para que solo las personas adecuadas tengan la capacidad de administrar las firmas; 
• registro y auditoría, con detalles de cambios realizados, fechas de acceso y verificaciones;
• copias de respaldo, que deben ser periódicas y almacenadas en ubicaciones separadas y seguras. 

Verifica la identidad del firmante de manera adecuada

La confiabilidad de la firma electrónica depende en gran medida de la certeza de que la persona que la ha realizado es quien dice ser. Por lo tanto, la verificación de la identidad del firmante es un componente esencial para que haya confianza en las transacciones electrónicas. Así, se puede evitar el fraude, la suplantación de identidad y la falsificación. Esta verificación es particularmente crítica en entornos donde la autenticidad y la validez de la firma  tienen implicaciones legales o financieras.

Para la verificación de la identidad, se debe apostar por:

• Métodos biométricos. La firma biométrica incluye el reconocimiento facial, de voz o de huellas dactilares, que son características únicas del individuo.
• Preguntas de seguridad personalizadas. Consiste en hacer preguntas específicas que solo el firmante legítimo podría responder. Pueden estar relacionadas con datos personales o detalles de la transacción.
• Autenticación de doble factor (2FA). Verificación a través de un segundo medio, como un código enviado al teléfono móvil del firmante.
• Documentos oficiales. Solicitar la presentación y verificación de documentos de identidad oficiales, como pasaporte, DNI, o NIE, antes de permitir la firma electrónica.
• Certificados digitales. De nuevo, los certificados digitales emitidos por Autoridades de Certificación reconocidas y confiables permiten verificar la identidad del firmante con total seguridad. 

En PortaSigma contamos con varias opciones de firmas electrónicas, y una de ellas utiliza el certificado digital para garantizar la máxima seguridad en ciertos entornos. Puedes consultar todos los detalles desde la web y contactarnos para más información o para contratarla.