Facturación electrónica B2B: Evitando errores comunes para un proceso eficiente
La factura electrónica B2B ya no es una opción que las nuevas tecnologías han puesto a nuestro alcance, sino que su utilización pasará a ser obligatoria para las empresas y profesionales en sus relaciones comerciales. Aunque aún quedan algunos detalles por pulir, ha llegado el momento de adaptarse a esta nueva forma de facturación. En este artículo, pondremos la facturación en contexto para luego adentrarnos en los errores más comunes que se deben evitar para que el proceso sea eficiente.
Importancia de la facturación electrónica B2B
En septiembre de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley de creación y crecimiento de empresas (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), que fue aprobada en el Congreso de los Diputados de forma definitiva el 15 del mismo mes.
Su entrada en vigor tendrá lugar 12 meses después de la publicación, por lo que las empresas que estén afectadas por ella deben comenzar a adaptarse a las que serán sus nuevas obligaciones. Por ejemplo, la factura electrónica B2B. El objetivo que persigue esta ley es fomentar la creación y el crecimiento de las empresas, de ahí su nombre, a través de la agilización de sus procesos.
La facturación electrónica actual modificaría la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, para tomar otras estrategias más eficaces en contra de la morosidad en los pagos. Ahora, la expedición, remisión y recepción de este tipo de facturación sería obligatoria para todos los empresarios y profesionales que se relacionen comercialmente con otros de ambas categorías.
Si bien hay algunos aspectos que todavía se están desarrollando en el reglamento que acompañará a la Ley, ya se conoce que la obligatoriedad al año de la aprobación de esta última será para quienes tienen una facturación anual superior a los ocho millones de euros. Quienes estén por debajo, tendrán dos años de margen.
Errores comunes en la facturación electrónica B2B
La factura electrónica B2B no está exenta de errores, tanto los que se puedan producir con algunas plataformas como por la implicación de los humanos en el proceso. Al fin y al cabo, se trata de procedimientos nuevos a los que habrá que ir acostumbrándose progresivamente. Con el objetivo de evitarlos, a continuación puedes encontrar los más comunes.
Datos incorrectos o incompletos
Para que una factura electrónica B2B sea válida, debe contener cierta información. Por ejemplo, todos los datos de ambas partes, como nombre, NIF, dirección, descripción de los productos o servicios, precios, impuestos, etc. Cuando falta alguno de ellos, además de causar problemas contables, los pagos pueden retrasarse porque se requiere la modificación del error.
Estos errores se evitaría con el uso de un software de facturación electrónica. La información se introduciría una vez previa y los datos quedarían almacenados para su uso posterior, para evitar errores manuales. En el caso de campos vacíos o incompletos, se notificaría.
Error de cálculos
Las facturas incluyen cantidades, precios, impuestos y descuentos. Para evitar errores en su cálculo, se recomienda usar una plantilla en la que introducir precios unitarios, porcentajes e impuestos, y que mediante fórmulas, estos se calculen para que sean exactos. También hay que asegurar que se cumple con las regulaciones fiscales pertinentes.
Omisión de impuestos
Las normativas cambian con frecuencia, y la propia facturación electrónica B2B es una prueba de ello. Los importes de los impuestos pueden verse modificados o aplicarse otros nuevos. En algunas ocasiones, también se deben incluir anotaciones que son obligatorias. La solución pasa por actualizar con frecuencia los registros contables y fiscales de la empresa y contar con el asesoramiento de profesionales en cada área.
Falta de seguimiento
Los olvidos a la hora de enviar las facturas o de pagarlas son habituales. Es recomendable tener plazos concretos para su envío, pero también para los pagos. Los software permiten establecer alertas y recordatorios, pero además, el seguimiento del estado de cada una de ellas. De este modo, se confirma que se han recibido todos los documentos, si los pagos han sido hechos o si es necesario proceder con el cobro de deudas.
La solución web de PortaSigma permite llevar a cabo la facturación electrónica en un proceso muy sencillo que ahorra tiempo y dinero. Las facturas se envían digitalmente a los diferentes clientes, y los documentos se procesan por PS-Dispatcher. Después, se incorporan a su carpeta correspondiente para la posterior consulta.
Cómo evitar errores en la facturación electrónica B2B
Para evitar los errores mencionados anteriormente y garantizar un proceso de facturación electrónica B2B eficiente, se pueden seguir algunas prácticas:
– Validar todos los datos antes de enviar una factura. Verificar la exactitud de la información fiscal y de los datos asegurará que la factura sea procesada sin problemas.
– Conocer y cumplir con las regulaciones aplicables. Puesto que se está desarrollando el reglamento para la factura electrónica B2B, hay que mantenerse al día de los avances en esta cuestión.
– Implementar medidas de seguridad adecuadas. Proteger la transmisión de datos mediante el uso de tecnologías de seguridad como la encriptación y las firmas electrónicas garantizará la confidencialidad y la integridad de la información.
Apostar por PortaSigma, permite evitar errores comunes en la facturación electrónica.
Beneficios de una facturación electrónica B2B eficiente
– Reducción de costes. Se eliminan los documentos físicos en papel y todos los procesos manuales, con el consecuente ahorro en tiempo.
– Mejora de la eficiencia. La automatización de los procesos con la factura electrónica B2B agiliza las transacciones comerciales y reduce los tiempos de espera para los pagos.
– Mayor precisión. La reducción de los errores humanos mejora la precisión en los registros contables y se reducen los riesgos de discrepancias y disputas.
– Reducción de la morosidad. El control exhaustivo de todos los pagos pendientes con la información completa de las partes implicadas, así como la posibilidad de realizar un seguimiento, reduce la morosidad en los pagos de las facturas.
Conclusiones
La factura electrónica B2B permitirá agilizar y optimizar los procesos financieros en el ámbito empresarial. Por ahora, y aunque haya un margen de tiempo para su adopción completa, las empresas deben comenzar a adaptar sus procesos y herramientas a los que marca la nueva ley, que puede consultarse en el BOE. Una vez que se complete el reglamento y se publique, se conocerán todos los detalles de los mismos. En PortaSigma, contamos con una solución web de firma digital que agiliza procesos y que no solo se puede emplear en la facturación electrónica, sino también para contratos, ventas, procesos corporativos, autorizaciones y un largo etcétera.
