Facturación electrónica para empresas | ¿Cómo funciona?
La facturación electrónica para empresas es una opción que ha llegado para simplificar las gestiones a una obligación para quienes mantienen relaciones comerciales. Si aún no te has pasado a ella, te contamos cómo funciona y sus beneficios para que lo hagas cuanto antes.
Facturación electrónica para empresas
La facturación B2B está apenas abriéndose camino, y más por una cuestión de los cambios que están a la vuelta de la esquina que porque se conozcan realmente las ventajas que ofrece esta opción. Dentro de las Administraciones Públicas son ya una realidad y pronto lo serán también en el sector privado.
Si buscamos una definición, la factura electrónica es un documento comercial que refleja una compraventa, ya sea de bienes y servicios, pero en lugar de estar en formato papel, lo está en digital. Al cambiar únicamente la presentación, la validez en ambos casos es exactamente la misma, de ahí que para que tenga estos efectos legales sea necesario también que cumpla con algunos requisitos y que lleve todos los datos obligatorios por ley.
El Real Decreto 1619/20212, de 30 de noviembre, es la normativa encargada de regularlo, y los datos que las facturas electrónicas deben contener son los siguientes:
- Número de factura y serie si aplica.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos para personas autónomas y razón o denominación social para empresas. Deben figurar los datos de quien expide la factura y del destinatario.
- Número de Identificación Fiscal.
- Dirección de ambas partes.
- Tipo impositivo que se aplica en la operación y cuota tributaria.
- Descripción de la operación que se ha llevado a cabo.
En lo que respecta a los requisitos de la facturación electrónica para empresas, la presentación de la factura debe garantizar la legibilidad de la información, la autenticidad de la identidad de ambas partes implicadas y la integridad del contenido.
¿Cómo funciona este tipo de facturación electrónica?
El 29 de septiembre de 2022, se publicó la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, que se conoce como la Ley “Crea y Crece”. Los pronósticos ya apuntaban a que la facturación electrónica para empresas se convertiría en una obligación, y esto es lo que finalmente se ha aprobado. Este método será el único que se podrá usar en las relaciones comerciales entre empresas y personas autónomas en nuestro país.
Para la creación de estos documentos, se puede elegir entre dos tipos de facturas:
Estructurada
Esta factura electrónica utiliza, como su nombre indica, datos que están estructurados, lo que significa que pueden ser leídos por programas informáticos específicos para la facturación. Las Administraciones Públicas exigen este tipo de facturas; el formato XML es el más habitual, que se emplea en su programa FacturaE. No obstante, existen otras alternativas como un DOC, XLS o EDIFACT.
No estructurada
A diferencia de la anterior, en esta modalidad de factura, los datos no están estructurados, sino que se trata de un documento corriente, como podrían ser las facturas escaneadas o el formato en PDF. Para procesar los datos que contienen, hay que seguir un método manual o software que cuente con reconocimiento óptico de los caracteres.
Para dar el paso a la facturación electrónica para empresas, la norma ha marcado un período de seis meses desde su publicación en el BOE. De este modo, las administraciones que estén implicadas pueden optar por los requerimientos técnicos que precisen para adaptarse.
No obstante, los requisitos que se deben cumplir desde quienes prestan soluciones tecnológicas para esta finalidad, y que incluyen los relativos a los pagos, a la interoperabilidad, los formatos admitidos, la seguridad o la estandarización de los sistemas informáticos y los dispositivos, entre otros, deben especificarse.
Una vez se han marcado todos estos requerimientos y se ha aprobado el reglamento técnico, los plazos para la adaptación son de un año para las empresas cuya facturación anual es superior a los 8 millones de euros, y de dos años para las que están por debajo de esta cifra.
En cualquier caso, ya existen otras obligaciones para el sector privado que se deben cumplir y que son las siguientes:
- Obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas con otros profesionales y empresas.
- Garantizar la interconexión y la interoperabilidad gratuitas, aunque es necesario que se determinen en el Reglamento.
- Proporcionar información sobre el estado de las facturas.
- Libertad para quienes emiten facturas electrónicas de elegir la solución, plataforma o proveedor de servicios de su conveniencia para la generación de aquellas.
- Mantener el acceso a las facturas electrónicas durante cuatro años mientras se mantenga la relación. Si finaliza el contrato, el período pasa a ser de tres años.
- Facilitar el acceso, la visualización, la descarga y la impresión de la factura por parte de quienes la reciben.
Beneficios para tu empresa
La finalidad de la facturación electrónica para empresas es la de agilizar los procesos e incrementar la seguridad, así como el control fiscal de las relaciones comerciales. Pero, ¿cuáles son los beneficios que este sistema ofrece?
Reducción de los tiempos de gestión
El formato papel ha ido quedando relegado a un segundo plano en múltiples procesos, dado que supone una inversión de tiempo y de recursos mucho más elevada que la versión digital. Puesto que trabajamos de manera constante con dispositivos electrónicos, es una evolución normal y esperada, que seguirá creciendo hasta abarcar prácticamente todos los procedimientos.
Incremento de la productividad
La tecnología permite realizar cálculos y gestiones en cuestión de segundos, mientras que a una persona le llevaría un tiempo mayor. Además, al trabajar con plataformas y software, se reducen los errores que puedan cometerse, lo que incrementa la eficacia y la productividad.
Aumento de la seguridad
Las herramientas tecnológicas permiten verificar la identidad de una persona, así como asegurar la confidencialidad de los contenidos. De este modo, la facturación electrónica para empresas supone un avance en materia de seguridad y de fiabilidad en las transacciones.
Reducción de la morosidad
La facturación electrónica facilita la trazabilidad y el control de los pagos, pero también reduce la morosidad, al quedar facilitada la identidad de ambas partes y el estado de la transacción.
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