Código Seguro de Verificación (CSV): la clave para realizar trámites con éxito en las instituciones gubernamentales

¿Qué son los Códigos Seguros de Verificación?

El Código Seguro de Verificación (CSV) es una secuencia alfanumérica única que se utiliza para verificar la autenticidad e integridad de un documento electrónico o trámite en España. Es una medida de seguridad que permite comprobar que un documento no ha sido alterado desde su emisión y que proviene de una fuente confiable.

El CSV se genera mediante algoritmos criptográficos que utilizan la información contenida en el documento. Por lo general, se presenta como un código alfanumérico que se puede introducir en una página web o aplicación específica proporcionada por la entidad emisora para verificar la autenticidad del documento.

Cuando se introduce el CSV, el sistema realiza una verificación comparando la información del documento original con los datos almacenados en la base de datos de la entidad emisora. Si la información coincide, se considera que el documento es auténtico y no ha sido alterado.

El uso del CSV proporciona una capa adicional de seguridad y confianza en los documentos electrónicos, especialmente en trámites administrativos, como declaraciones de impuestos, certificados, expedientes, entre otros. Al verificar la autenticidad de un documento mediante el CSV, se puede garantizar que el documento no ha sido modificado y que proviene de la entidad o administración correspondiente.

¿Qué administraciones en España usan Códigos Seguros de Verificación (CSV)?

En España, el Código Seguro de Verificación (CSV) es utilizado por diferentes administraciones y entidades para garantizar la autenticidad e integridad de documentos y trámites. Algunas de las administraciones y entidades que emiten sus documentos con CSV son:

• Agencia Tributaria (AEAT): La Agencia Tributaria utiliza el CSV en diversos trámites relacionados con impuestos, declaraciones y comunicaciones con los contribuyentes.
• Seguridad Social: El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) y otros organismos relacionados utilizan el CSV en documentos como certificados de vida laboral, informes de cotización y otros trámites relacionados con la seguridad social.
• Administración General del Estado: Diversos organismos y entidades de la Administración General del Estado, como el Ministerio de Justicia, el Ministerio del Interior, el Ministerio de Hacienda, entre otros, pueden requerir el CSV en trámites como la presentación de solicitudes, consulta de expedientes, certificados, etc.
• Comunidades Autónomas: Cada comunidad autónoma en España puede utilizar el CSV en sus propios trámites administrativos, como la solicitud de ayudas y subvenciones, consultas de expedientes, presentación de documentos, etc.

Es importante destacar que la lista anterior no es exhaustiva y puede haber otras administraciones y entidades que también requieran el uso del Código Seguro de Verificación en sus trámites y documentos. Por lo tanto, siempre es recomendable verificar los requisitos específicos de cada entidad en particular.

CSV en Documentos electrónicos destinados a Administraciones públicas

En el párrafo anterior, describíamos el caso en el que las administraciones públicas emiten los documentos. Pero ¿qué sucede cuando somos nosotros los que emitimos documentos electrónicos, entendidos como documentos auténticos que contienen firmas electrónicas?

En España, la inclusión del Código Seguro de Verificación (CSV) en los documentos electrónicos entregados a las administraciones públicas no es obligatoria en todos los casos. La necesidad de incluir el CSV puede variar dependiendo de la entidad y el trámite específico.

En algunos casos, las administraciones públicas pueden requerir que se incluya el CSV en los documentos electrónicos como una medida adicional de seguridad y verificación. Esta solicitud se realiza generalmente en trámites que involucran información sensible o documentos que requieren una verificación rigurosa de su autenticidad, integridad y origen.

Es importante tener en cuenta que las exigencias y requisitos pueden variar entre diferentes organismos y administraciones. Por lo tanto, es recomendable consultar las instrucciones y requerimientos específicos proporcionados por la entidad pública a la que se está presentando el documento electrónico.

En cualquier caso, incluso si no se requiere específicamente el CSV, es importante asegurarse de que los documentos electrónicos entregados a las administraciones públicas sean auténticos y no hayan sido alterados, ya que pueden ser sometidos a verificaciones posteriores.

¿Cómo puede incorporarse un CSV a los documentos electrónicos que emitimos?

PortaSigma permite la publicación de documentos electrónicos con CSV. Para ello, es muy importante considerar que en el momento de la publicación del documento, en caso de incluir el CSV en el contenido, que es lo habitual, el documento publicado no puede estar firmado. Esto es así sencillamente porque si incluimos el CSV en el documento firmado, se invalidará cualquier firma electrónica realizada anteriormente en el documento. 

Lo que debemos hacer es :

• En primer lugar publicar el documento en PortaSigma activando la opción CSV
• Una vez publicado el documento crear el circuito de firmas, que puede ir desde un simple sello electrónico hasta un workflow complejo que requiere la firma de varias personas
• Una vez lanzado el proceso, todos los documentos con CSV quedan accesibles en PortaSigma a través del CSV asignado
• Esto hace posible la distribución de copias en papel del documento sin que esto sea impedimento para la validación de su autenticidad y origen

¿Cuándo debemos incorporar CSV a los documentos que emitimos?

Cuando en algún trámite con un organismo público se requieren documentos firmados electrónicamente, siempre es recomendable incluir un CSV en el documento al emitirlo. De esta forma, aunque en la ejecución del trámite se distribuyan copias en papel de dicho documento electrónico, las entidades receptoras siempre podrán verificar la autenticidad del mismo. Hay que tener en cuenta que el documento original en esta caso será el documento electrónico, por lo tanto, cualquier copia del documento electrónico en un formato y/o soporte diferentes, como el papel, debe incluir un mecanismo que permita verificar el original.

En cualquier caso, siempre serán las entidades receptoras las que nos especificarán este requisito. Para estar seguros debemos consultar al receptor si el CSV es un requisito, sin embargo, tal como se ha descrito, el esfuerzo de incluirlo es muy pequeño así que cuando el destinatario de nuestro documento electrónico sea un organismo público, recomendamos incluirlo siempre.