Aprovechar mi certificado digital

Los certificados digitales empiezan a ser una herramienta extendida en el ámbito empresarial. Casi todas las empresas, disponen de certificados digitales, aunque la mayoría de titulares no son conscientes de su potencial de uso.

Sin entrar en los detalles técnicos, un certificado digital es un componente software que contiene información que nos identifica. Presentar un certificado digital en una transacción digital remota es como presentar nuestro DNI en un mostrador. La cuestión es, ¿por qué debe confiar la otra parte en que esos datos son reales? Aquí es donde entra en juego la confianza en el emisor del certificado. Por eso, para obtener nuestro certificado digital, hemos tenido que desplazarnos a una oficina de registro, y presentar los documentos que acreditan nuestra identidad y atribuciones. Esta oficina de registro está gestionada por el emisor del certificado (se conoce como Prestador de Servicios de Certificación), que debe ser una entidad reconocida por el Ministerio de Industria, Energia y Turismo (Minetur). Aquí puede consultarse la lista de Prestadores de Servicios de Certificación Reconocidos.

En la mayoría de casos, los certificados digitales de las empresas se usan para identificarse frente a aplicaciones web, y principalmente en trámites y consultas en la web de hacienda, o el buzón de notificaciones. Sin embargo, un certificado digital también tiene otras aplicaciones.

Por ejemplo, podemos usarlo para firmar documentos. Estos son algunos ejemplos:

• Firmar las facturas antes de su emisión, lo que permite dotar de integridad al documento, y garantizar la autenticidad de su origen
• Firmar contratos con otras empresas de forma totalmente remota y manteniendo su valor legal. En casos como las ETTs, donde el proceso es recurrente, esto permite ahorrar mucho tiempo y dinero

Los dos procesos anteriores, son tal vez los procesos empresariales más característicos, pero la firma digital de documentos puede aplicarse a cualquier tipo de documento. En este sentido, la Ley 59/2003 de firma electrónica, es muy clara respecto a las características y validez de la firma electróncia reconocida.

Los certificados reconocidos constituyen una pieza
fundamental de la llamada firma electrónica reconocida,
que se define siguiendo las pautas impuestas en la Directiva
1999/93/CE como la firma electrónica avanzada
basada en un certificado reconocido y generada mediante
un dispositivo seguro de creación de firma. A la firma
electrónica reconocida le otorga la ley la equivalencia
funcional con la firma manuscrita respecto de los datos
consignados en forma electrónica.

Para firmar documentos PDF, recomendamos el uso de ClickSign, si la necesidad es añadir una única firma al documento (por ejemplo las facturas), y PortaSigma, si se trata de un documento a firmar entre diferentes partes, como contratos o actas de reunión.

Para más detalles sobre cómo firmar documentos PDF, puede consultarse esta entrada anterior.

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