¿Puedo firmar un PDF con la imagen de mi firma escaneada?
Cada vez es más frecuente que los trámites se realicen por la vía digital, ya se trate de procesos comerciales, contratos de trabajo, autorizaciones y un largo etcétera. Sin embargo, puesto que la adaptación a la transformación digital es gradual, no todos los particulares ni tampoco todas las empresas cuentan todavía con las herramientas idóneas. Por eso, una duda habitual que surge es si es posible firmar un PDF con la imagen de la firma escaneada. En este artículo, te damos la respuesta y te ofrecemos alternativas de mayor confianza.
¿Qué es una imagen de firma escaneada?
Como su nombre ya deja entrever, una imagen de firma escaneada consiste en realizar una firma manuscrita sobre un fondo transparente o blanco, como una hoja de papel, para luego hacer una foto con una cámara o escanearla.
El resultado que se obtenía con la imagen escaneada pasaba a guardarse en un archivo JPG, JPEG, PNG o PDF. De este modo, con un editor de PDF, la imagen de la firma podía ser fácilmente colocada en un documento y así tener nuestra autorización, como si la firma hubiera sido realmente manuscrita. Este es el sistema que se venía utilizando en los últimos años, cuando comenzó la digitalización y los medios analógicos fueron dando paso a los digitales.
Sin embargo, y como es probable que recordemos si alguna vez hemos utilizado este sistema, el resultado no es de buena calidad ni tampoco se ajusta a los requerimientos de la actualidad para determinados documentos. La seguridad jurídica requiere de procesos más complejos que no solo garanticen la seguridad de la firma, sino que también se debe poder verificar la identidad de la persona firmante, con el objetivo de asegurar que es la autorizada.
¿Es posible firmar un PDF con una imagen de firma escaneada?
Si bien no hay una prohibición a la hora de firmar un documento en PDF con una imagen escaneada, lo que se debe tener en cuenta es la validez que esa firma tenga, así como la utilidad. Cuando se trata de una relación en la que hay confianza, ya sea entre particulares o entre empresas y sus empleados o proveedores, es posible actuar de buena fe y emplear esta firma.
No obstante, la validez del documento puede quedar en entredicho, y de tener alguna discrepancia en el futuro, esta firma escaneada podría no considerarse como aceptable desde el punto de vista legal.
Por tanto, y puesto que el objetivo de las firmas, sean manuscritas o electrónicas es la de garantizar la conformidad con el contenido de un documento para evitar posibles malentendidos o discrepancias en el futuro, se recomienda apostar por alternativas de mayor seguridad. Esto es, que no puedan convertirse en un riesgo o en un problema legal.
Los peligros de una firma escaneada
Pero, ¿cuáles son estos riesgos o peligros a los que nos podemos enfrentar al firma un PDF con una imagen escaneada? En primer lugar, este tipo de imagen puede ser fácilmente recortada para usarse en otros documentos o procesos que no hayamos autorizado. Es decir, que estaríamos abriendo la puerta a la persona remitente a cometer un fraude al falsificar la firma.
De suceder, sería nuestra responsabilidad el probar que la firma fue usurpada. Esta situación puede complicarse aún más de verse afectadas terceras partes, que podrían reclamar judicialmente. Y desde el punto de vista de la actividad empresarial, una inspección podría detectar discordancias entre nuestros datos y los suyos, debido a estas transacciones que en realidad nunca se autorizaron.
Para evitar todos estos riesgos que pueden conducir a problemas legales serios, es preferible informarse sobre cómo firmar digitalmente un PDF con total seguridad, validez legal y garantías de protección de la firma y del contenido de los documentos.
Las ventajas de utilizar una firma electrónica para firmar PDF con PortaSigma
Si quieres incluir una firma electrónica en tus documentos PDF y no tener que preocuparte de ningún riesgo para ti o tu negocio, apuesta por la solución web de PortaSigma. Contamos con el reconocimiento legal necesario para que la firma sea válida, así como a sistemas de protección avanzados que garantizan la seguridad a lo largo de todo el proceso.
Estos incluyen algoritmos complejos y sistemas de encriptación de datos. Además, la firma está embebida dentro del documento y en un proceso único. Por consiguiente, es completamente inviable cometer fraude por mal uso, ya sea por realizar duplicados para usar la firma en otras transacciones o introducir modificaciones.
Por otra parte, cuando se utiliza la firma electrónica como vía para firmar documentos, la empresa en cuestión se posiciona como organización moderna y actualizada, y a la vanguardia de las últimas tecnologías. Con ello, se agilizan también todos los trámites, se reduce la cantidad de tiempo y recursos invertidos y se incrementa la eficiencia y la productividad general, sobre todo en departamentos como el de administración o de RR.HH.
Firmando desde cualquier dispositivo con PortaSigma
Otra de las ventajas de apostar por PortaSigma para firmar un PDF u otro documento es que tanto tú como tus clientes podréis firmar documentos desde cualquier ubicación y dispositivo. Al tratarse de una solución web, el acceso no se limita al dispositivo que contiene el documento. Este se carga en la herramienta, desde ahí se selecciona el lugar donde debe ir colocada la firma y se eligen las personas destinatarias.
Una vez que se ha enviado el documento, aquellas reciben una notificación. Y desde que la firma es introducida, el documento se guarda firmado y se descarga automáticamente una copia. En todo momento, es posible consultar el estado del trámite.
Si quieres comenzar a ganar agilidad en todas las operaciones y trámites que realices, solo tienes que contactar con PortaSigma. Desde nuestra web, dispones de todo el manual de usuario, con respuestas a todas las preguntas que te puedan surgir. En función del grado de seguridad que necesites para tus transacciones, elige entre los distintos tipos de firmas electrónicas que tenemos a disposición. Todas ellas tienen validez legal y se ajustan a las normativas pertinentes, tanto en nuestro país como a nivel europeo.
