Cómo escoger un sistema de firma electrónica para empresas

Tal y como hemos explicado ya en otras ocasiones, existen diferentes tipos de firmas electrónicas. Cada una de ellas tiene un nivel de seguridad determinado y, por tanto, sus aplicaciones son diversas, desde el uso a nivel individual como empresarial. Hoy nos centramos en este último, así que te contamos los aspectos que debes tener en cuenta para elegir un sistema de firma electrónica para empresas. 

Importancia de la firma electrónica para empresas

Si por algún motivo todavía no te has familiarizado con las ventajas que ofrece la firma electrónica para empresas, aprovechamos para hacer un recordatorio. Y es que los avances en tecnología se suceden para facilitarnos las tareas del día a día. 

En este caso, con la firma electrónica se consigue ahorrar en los costes que supone llevar a cabo todo el proceso de tramitación de proyectos, así como el tiempo que supone tener que gestionarlos de forma manual o presencial. 

Además de este ahorro, se agiliza el flujo de documentos y se aceleran los trámites, pero también, desde el punto de vista interno, se facilita la cooperación y el trabajo en equipo, que repercute positivamente en el retorno de la inversión o ROI. 

Criterios a tener en cuenta a la hora de escoger una firma digital para tu empresa

Si bien la Unión Europa ha creado un marco jurídico conocido como eIDAS, que tiene como objetivo estandarizar todas las firmas que existen, debes tener en cuenta que no todas son iguales, puesto que hay varios tipos con diferentes niveles de seguridad y prestaciones. Pero de manera general, ¿qué es lo que debes tener presente cuando escojas un sistema de firma electrónica para empresas de entre todas las que hay en el mercado?

Legalidad

Como hemos indicado, existe una normativa europea con la que todas las firmas electrónicas deben cumplir. Por lo tanto, el primer factor a valorar son las características de cada una de las que un proveedor disponga. Aunque el nombre que se les dé sea el mismo, quizás alguno considera un tipo como avanzada cuando no lo es. Así que para evitar problemas posteriores, si necesitas un nivel de seguridad jurídica elevado, asegúrate de verificar las características de cada una. 

Facilidad para el uso

La finalidad de la firma electrónica para empresas es la de agilizar trabajo y poder acelerar las relaciones comerciales y los trámites. Por este preciso motivo, antes de decantarse por una firma electrónica para empresas en particular, hay que asegurar su usabilidad. Esto es, que sea fácil de comprender y de utilizar. 

Nivel de seguridad

En función del nivel de seguridad que requieras para tus documentos, el control que debas hacer de cada una de las opciones que barajes será mayor. La información de aquellos se mantiene confidencial porque se suelen emplear sistemas de encriptación que imposibilitan el acceso. De esta manera, el contenido no podrá ser modificado. 

¿Y qué significa esto? Que tendrás que comprobar cuál es el sistema de seguridad que utiliza la firma electrónica para proteger los documentos, como el encriptado o la codificación. Pero además, se deben conocer cuál es la metodología para identificar a la persona que firma y registrar el momento en que lo hace. 

Dentro de la identificación de la persona firmante, el artículo 26 del Reglamento eIDAS, señala que las firmas electrónicas solo tendrán la consideración de avanzadas cuando se vincula a la persona que realiza la firma de una forma única y se permite además su identificación. 

Mientras que en las firmas en papel, cada persona tiene su propio trazo y con una velocidad y presión inimitables, en el formato digital se pueden emplear sistemas como la biometría, que también se basa en características únicas y exclusivas de cada individuo, como la lectura de la huella, del iris o del rostro. También se puede emplear el certificado electrónico, que requiere de una verificación previa presencial. 

Escalabilidad

La escalabilidad en la firma electrónica significa que el sistema o la solución por la que se apueste, se podrá ir integrando en todos los departamentos y procesos de la empresa, de manera que todas las áreas se vean beneficiadas. Así, en RRHH se podrá agilizar la firma de contratos laborales, mientras que en el comercial se hará lo propio con los relativos a proveedores o socios, o en el de contabilidad se gestionarán las facturas y los albaranes. 

Por lo tanto, a la hora de escoger una firma electrónica para empresas, hay que verificar la sencillez en su uso y la facilidad para ir implantándola en todos los departamentos. Si bien puede ser un avance progresivo, sí se requiere la compatibilidad. 

Rapidez y adaptabilidad

Uno de los principales beneficios de la firma electrónica que hemos mencionado es que se reducen los tiempos para procesar los trámites. Sin embargo, para que esto pueda ser así es necesario que la firma permita conocer en qué parte del proceso se encuentra la documentación. Es decir, que se debe poder visualizar si esta ha sido entregada o si ya se ha firmado y cuándo. 

En cuanto a la adaptabilidad, debes tener presentes cuáles son las necesidades de tu negocio, ya que cada solución funciona de un modo determinado. Algunas consisten en una aplicación, mientras que otras operan en un entorno web. También, hay firmas que se integran en sistemas ERP o CRM, para adaptarse a los flujos de trabajo internos. 

Cómo implementar la firma electrónica en su empresa

A la hora de implementar una firma electrónica en una empresa, todo va a depender de la solución que se haya escogido. En PortaSigma utilizamos una solución tecnológica basada en servicios en la nube, que ha sido desarrollado por Isigma, que es una empresa especializada en la implantación de firmas electrónicas. 

Para hacer uso de ella, se puede ir a la aplicación web o bien utilizar la vía automática mediante API. Solo es necesario disponer de un teléfono móvil o de un ordenador con conexión a Internet. Una vez se accede, hay que cargar el documento, definir los firmantes y los requisitos para la firma, para que tenga el nivel de seguridad requerido. Si quieres más información, consulta nuestra página web o contacta directamente con nosotros y te asesoraremos.