Estos son los beneficios de la firma electrónica

Nuestra sociedad se va adaptando progresivamente a las nuevas propuestas que las tecnologías desarrollan, como el Internet de las Cosas o el almacenamiento en la nube; todas con la finalidad de facilitar nuestro día a día y de reducir el tiempo y los costes que invertimos en cada proceso. Con la pandemia, el uso de la firma digital se convirtió en el único recurso disponible para continuar autorizando transacciones de diversa índole, y gracias a su eficiencia, su uso no se ha reducido. Si aún no sabes cuáles son los beneficios de la firma electrónica, ¡aquí te los dejamos para que tú también apuestes por ella!

¿Qué es la firma electrónica?

Para comprender qué es la firma electrónica hay que pensar simplemente en una firma tradicional en manuscrito y en su finalidad. Esta es un grafo que equivale al nombre y apellido de una persona o a su título y que, por su naturaleza jurídica, tiene como objeto asegurar la identidad de dicha persona. Así, su uso es válido como una prueba de consentimiento, para aprobar el contenido del documento en el que figura o para reflejar una vinculación. 

En el caso de la electrónica, su definición y su significado son exactamente los mismos; la diferencia está en el formato. Este pasa a ser electrónico, y también lo es, por tanto, la muestra de que se pretende dar por válidos o aceptados los contenidos de los documentos con los que está relacionada la firma. 

Aunque nos pueda parecer que su peso o validez no es igual que el de la firma manuscrita, la realidad es que está considerada legal y, cuando figura en un documento, la persona que firmó queda obligada o comprometida con establecido en aquel. 

Para su creación o inserción en un documento, hay diferentes vías. A efectos legales, estas son irrelevantes, puesto que lo que tiene importancia o validez es la identidad de quien realizó la firma y que el documento en sí no haya sufrido modificaciones posteriores. En el marco europeo, está regulada en el Reglamento (EU) Nº 910/2014. 

Principales beneficios de la firma electrónica

Si bien esta posibilidad ya lleva años con nosotros, tal y como hemos dicho, fue la pandemia la que puso de manifiesto los beneficios de la firma electrónica. Si aún tienes dudas acerca de cuáles son, a continuación te los dejamos. 

Ahorro en costes

En el día a día, quizás no tengas conciencia de la cantidad de recursos que se destinan a la impresión. Desde paquetes de folios que se suceden unos a otros hasta las impresoras, los cartuchos de tinta, los muebles para su colocación, así como el espacio para ambos. 

Si haces un recuento a la larga, el importe de estos costes puede llegar a ser muy elevado, pero reducirlos, e incluso eliminarlos, es tan simple como optar por la vía digital. Así, una de las ventajas de la firma digital es el ahorro en recursos materiales; algo especialmente importante para las empresas de pequeño y mediano tamaño. Por otra parte, también se eliminan las montañas de papeles archivados y se contribuye con el cuidado del medioambiente. 

Mayor eficiencia en la gestión

Buscar documentos que están almacenados en un formato en papel puede llevar una cantidad de tiempo elevada. Aunque puedan estar debidamente organizados, siempre existe el riesgo de que puedan traspapelarse o perderse. De este modo, otro de los beneficios de la firma electrónica es que al poder almacenarse todos los documentos en la nube o en un servidor, resulta mucho más sencillo organizarlos o buscarlos. Y además de esta mayor agilidad, está la tranquilidad de que siempre puede recuperarse por las copias seguridad. 

Accesibilidad

Aunque la jornada laboral debería terminar cuando se acaba un turno o se cruza la puerta de salida, siempre puede ser necesario consultar algún documento fuera de hora o porque se ha pasado a la modalidad de trabajo en línea y no se está presencialmente en la oficina. De nuevo, puesto que todos los archivos firmados se almacenan en la nube, son accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento en que sean requeridos y desde cualquier dispositivo. 

Movilidad

Además del acceso, otro de los beneficios de la firma electrónica es que puedes compartir el archivo tantas veces como sea necesario. Mientras que los documentos en papel implican envíos y copias certificadas y que si se pierden, es necesario volver a firmarlos, con la opción digital se pueden imprimir copias certificadas tantas veces como sean necesarias porque el archivo original guardado ya lleva la firma. 

Seguridad

Los documentos en papel son más susceptibles de ser modificados sin que nos demos cuenta, ya que con la propia tecnología se pueden hacer alteraciones que pasan desapercibidas. Sin embargo, los sistemas que utilizan la firma digital cuentan con herramientas que detectan si se han producido modificaciones. Además, existen diferentes niveles de seguridad jurídica en función del tipo de firma elegida o de metodología; por dar un ejemplo, las ventajas del certificado digital son las mismas que las de la firma, pero con un nivel de seguridad más alto. 

Mejora en la productividad

La firma tradicional implica un mayor tiempo en toda la gestión, ya que además de imprimir toda la documentación, hay que optar por el envío de esta y esperar a recibirla de vuelta o por el encuentro presencial entre ambas partes. En ambos casos, el tiempo que se requiere es más elevado que si se dispone de una vía para la recepción online de los documentos y su firma en el acto.

Esto supone, además, un ahorro considerable de trabajo para los departamentos de administración, comerciales o de recursos humanos, que deben gestionar cantidades muy elevadas de documentación y en los que el tiempo suele jugar en contra. 

Experiencia de usuario

Por último, los beneficios de la firma electrónica también suponen una mejora de la experiencia del usuario y que resulta de gran utilidad cuando esta tecnología se incorpora no solo para agilizar trámites internos o para acuerdos con proveedores y partners, sino cuando el destinatario serán los propios clientes, que harán uso de la firma electrónica para sus operaciones. 

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