¿Qué es un email certificado y cómo se usa?

Antes de la transformación digital, las comunicaciones se enviaban a través del correo ordinario. Este tenía la opción de ser una carta certificada cuando se trataba de documentos de valor. Una vez en ella, las direcciones postales se cambiaron por los correos electrónicos, más cómodos y gratuitos. Sin embargo, a diferencia de la vía anterior, no hay una validez legal en el envío o en la recepción del correo. Es así como ha llegado el email certificado; una herramienta electrónica, pero con seguridad jurídica. En este artículo, te contamos en qué consiste, cuáles son sus ventajas y cómo puedes hacer uso de este procedimiento.

¿Qué es un correo certificado?

Un email certificado es una comunicación que se realiza a través del correo electrónico. Pero a diferencia de los emails que enviamos a diario, esta versión tiene una validez jurídica. Es decir, que en el procedimiento, se garantiza tanto la autenticidad de lo que se envía como su integridad.

Como indicamos, es el equivalente a la carta certificada, o incluso al burofax, pero en la vía digital. En todos ellos, el envío se acompaña de una prueba fehaciente, que permite dar validez legal al envío en sí mismo y al contenido que tenga; a la recepción del correo; a las fechas de salida y recepción, y a las identidades de la parte remitente y destinataria, en las que se incluyen las direcciones IP.

Para que esto sea posible, por tanto, deben intervenir tres partes. Primero, la emisora, que es la persona o la entidad que realiza el envío. Segundo, la receptora. Y tercero, el intermediario de confianza, que es la parte que ofrece estos servicios de certificación.

¿Qué tipos de correo certificado hay?

Los tipos de email certificado varían solo en función del contenido que tengan o de quienes sean las partes implicadas, puesto que el procedimiento siempre va a ser el mismo. Estos contenidos pueden ser relativos a documentación de trabajo, como bajas laborales, ERE, etc.; comunicaciones para alta en ficheros de morosos, reclamaciones de cobro de deudas o envíos de facturas impagadas; notificaciones generales a clientes; concesiones de créditos o refinanciaciones; convocatorias, etc.

Ventajas del email certificado

– Registro detallado de la comunicación, ya que se guardan las fechas de envío y recepción y el contenido.

– Acuse de recibo, que elimina la incertidumbre sobre si el destinatario ha recibido o no el mensaje, lo cual es especialmente valioso en situaciones legales donde la evidencia de la entrega puede ser determinante.

– Posibilidad de utilizar la firma electrónica como capa adicional de seguridad, que garantiza la autenticidad de los mensajes y reduce riesgos de suplantación de identidad. No obstante, el prestador de servicios debe tener una certificación avalada, como PortaSigma.

– Rapidez. Los emails certificados se envían de inmediato, como un correo tradicional. Además, el procedimiento es igual de sencillo.

– Ahorro de costes. Se reduce el coste de la carta certificada por correo, pero también el gasto de papel y tinta, por lo que los beneficios no son solo económicos, sino también medioambientales.

Correo electrónico certificado y su validez legal

Hemos mencionado en varias ocasiones que el email certificado cuenta con una validez legal igual a la de la carta postal certificada o el burofax. En España, el correo electrónico certificado goza de validez legal siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos. Por ejemplo, que el servicio utilizado para el envío debe estar respaldado por un proveedor de servicios de confianza reconocido. Este respaldo garantiza la autenticidad de las comunicaciones y su capacidad para ser utilizadas como pruebas en procesos legales.

No obstante, el email certificado es ya una prueba fehaciente y no requiere de ningún tipo de comprobación. Esta consideración está ya avalada por el Parlamento Europeo, que aprobó el Reglamento 910/2014 o eIDAS.

El documento probatorio del proveedor de servicios de confianza

El Reglamento eIDAS establece un marco legal de actuación para los servicios de confianza. Estos últimos deben contar con una certificación y estar cualificados dentro de la Unión Europea por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España.

Estos proveedores son los que se encargan de recoger todos los datos relativos a la transacción electrónica, como las fechas del envío, el recibo de este, el contenido y los datos de las partes intervinientes.

En PortaSigma, recogemos todos estos datos en el uso de nuestras firmas electrónicas. Una vez que el envío ha llegado al destinatario, que se produce de forma inmediata, la parte emisora puede ver este estado. Y cuando se procede con la firma del documento, se recibe una notificación de la disponibilidad del documento firmado, y la parte firmante se queda con una copia de este.

¿Cómo enviar un email certificado?

En PortaSigma, para enviar un email certificado hay utilizar nuestra solución web. En esta, se cargan los documentos que se desean enviar para ser recibidos por la parte o partes destinatarias. En el envío, estas se deben seleccionar, y una vez que el documento se les ha mandado, la transacción aparece en este estado.

Quien lo recibe, tiene la opción de rechazarlo porque no está de acuerdo o porque necesita realizar alguna modificación. Tanto en este caso como si se procede con la firma, el emisor recibe una notificación para saber que el proceso ha finalizado. Toda la información relativa al envío queda guardada y se pueden rastrear todas las acciones y quién las ha llevado a cabo.

¿Cómo enviar un email certificado Gmail?

Una alternativa similar es utilizar el email certificado de Google, a través de su servicio de correo electrónico Gmail. Sin embargo, este medio en sí mismo no cuenta con validez legal; lo único que se puede incluir es la confirmación de lectura por el receptor del correo. Es decir, que se recibirá una notificación cuando el email haya sido abierto.

Lo que sí se puede hacer para que cuente con la validez legal mencionada, es utilizar a este proveedor de servicios de email para hacer el envío. La persona o entidad que envíe el correo tendrá que abrirse una cuenta de Gmail y desde ahí, y a través del proveedor de confianza válido para el correo certificado, realizar el procedimiento.

Correo certificado gratis

El email certificado tiene un coste muy reducido en comparación con el resto de opciones disponibles. Pero dado que hay una tercera parte implicada que ofrece sus servicios, el proceso siempre tiene un coste, por bajo que sea.

Si quieres más información sobre en envío de documentos con firma electrónica válida legalmente, contacta con PortaSigma y te asesoraremos.