Contrato de trabajo a distancia: ¿qué debe incluir y cómo firmarlo?
El teletrabajo ha llegado para quedarse, y con él, la necesidad de contar con contratos específicos que regulen esta modalidad. El contrato de trabajo a distancia no solo debe ajustarse al Estatuto de los Trabajadores, sino que además tiene que contemplar particularidades propias del trabajo remoto. Saber qué debe incluir, cuándo se aplica y cómo firmarlo correctamente es clave para garantizar la seguridad jurídica tanto de la empresa como de la persona trabajadora.
Qué es un contrato de trabajo a distancia y cuándo se aplica
Un contrato de trabajo a distancia es aquel que regula la prestación laboral fuera del centro habitual de trabajo de la empresa, normalmente desde el domicilio del trabajador o desde un espacio pactado. Esta modalidad debe formalizarse por escrito y exige el acuerdo expreso de ambas partes, salvo en situaciones excepcionales como las reguladas por la Ley del Trabajo a Distancia.
Este tipo de contrato se aplica cuando el trabajo remoto es regular, es decir, cuando al menos el 30% de la jornada laboral se realiza a distancia en un periodo de referencia de tres meses. No es necesario aplicarlo para situaciones puntuales o esporádicas, como el teletrabajo ocasional.
La legislación española obliga a que este acuerdo se formalice desde el inicio de la relación laboral, o bien, como una modificación sustancial de las condiciones de trabajo si se produce durante el transcurso del contrato. En ambos casos, es obligatorio notificar a la representación legal de los trabajadores y al SEPE.
¿Qué modelo de contrato se usa para el trabajo a distancia?
Para regular el trabajo a distancia en España, se utiliza un modelo específico de contrato o anexo al contrato laboral habitual que recoge las condiciones particulares de esta modalidad. Este modelo debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, y puede aplicarse tanto en contratos nuevos como en relaciones laborales ya existentes.
El documento debe reflejar de forma clara aspectos como el contenido del trabajo, los medios tecnológicos facilitados por la empresa, el lugar habitual desde donde se prestarán los servicios, el horario pactado, y la distribución entre trabajo presencial y remoto, si la hubiera. También debe contemplar los mecanismos de control empresarial, el procedimiento de reversibilidad y el derecho a la desconexión digital.
Qué debe incluir un contrato de trabajo a distancia
Identificación de las partes
Debe especificarse claramente la identidad de la empresa empleadora y de la persona trabajadora, así como el puesto que ocupa y su categoría profesional.
Inventario de medios, equipos y herramientas
El contrato de trabajo desde casa debe detallar los medios tecnológicos y materiales que la empresa pone a disposición del trabajador, incluidos ordenadores, teléfonos, software, licencias y cualquier equipo adicional necesario para desarrollar su actividad.
Gastos y compensación
Es imprescindible reflejar si habrá compensación económica por los gastos derivados del teletrabajo, como luz, internet o material de oficina, así como la forma en que se calculará y abonará.
Horario de trabajo y disponibilidad
Se debe indicar el horario laboral pactado, incluyendo franjas de disponibilidad, pausas y mecanismos de control horario. Esta información es esencial para garantizar el cumplimiento de la jornada.
Lugar de trabajo
Aunque el trabajador esté en remoto, debe constar la dirección desde donde realizará la actividad. Esto afecta también a efectos de prevención de riesgos laborales.
Medios de control empresarial
El contrato para trabajar a distancia debe establecer los métodos que utilizará la empresa para supervisar el desempeño, siempre respetando la intimidad del trabajador y la normativa sobre protección de datos.
Prevención de riesgos laborales
Hay que garantizar la evaluación de riesgos del puesto de trabajo remoto y detallar las medidas preventivas a aplicar, especialmente en relación con la ergonomía y el entorno físico.
Duración del acuerdo
Debe establecerse si el trabajo a distancia tiene carácter indefinido o temporal, así como las condiciones para su reversibilidad (vuelta al trabajo presencial).
Cómo firmar un contrato de trabajo a distancia de forma legal
Los pasos para formalizar legalmente un modelo de contrato a distancia son los siguientes:
- Redactar el contrato completo, asegurándose de incluir todos los apartados mencionados y ajustarse a la Ley 10/2021 de trabajo a distancia.
- Revisar con la asesoría laboral o departamento jurídico para garantizar que no existan cláusulas abusivas o ilegales.
- Enviar el documento al trabajador/a, preferiblemente en formato PDF editable para facilitar su lectura y revisión.
- Firmar el contrato de forma digital, utilizando un sistema de firma electrónica reconocida o cualificada. Esto puede hacerse con certificado digital, Cl@ve PIN o mediante plataformas de firma digital como Portasigma.
- Registrar el contrato en el SEPE en los casos que lo requieran, especialmente si es un nuevo alta laboral.
- Guardar una copia firmada electrónicamente por ambas partes, asegurando su validez jurídica mediante el uso de sellado de tiempo y conservación segura.
Ventajas de digitalizar la gestión de contratos laborales
Ahorro de tiempo y recursos
La firma tradicional de contratos implica imprimir documentos, escanearlos, enviarlos físicamente o por correo, y esperar la devolución firmada. Todo esto requiere tiempo, tinta, papel y atención continua del equipo. En cambio, con la digitalización, estos pasos se eliminan o automatizan. La firma puede realizarse en minutos desde cualquier lugar, permitiendo que las empresas reduzcan costes operativos y aceleren la incorporación de talento sin fricciones innecesarias.
Mayor seguridad jurídica
La firma electrónica avanzada —como la que permite Portasigma— garantiza la autenticidad del firmante, la integridad del documento y la trazabilidad del proceso. Esto significa que cualquier cambio posterior sería detectable, y que el contrato tiene plena validez legal según el reglamento eIDAS. Además, se evita el riesgo de pérdida o manipulación de documentos físicos, algo especialmente importante en el contexto del trabajo a distancia o la subcontratación.
Accesibilidad y disponibilidad inmediata
Con los contratos almacenados digitalmente, ya no es necesario buscar archivos en archivadores físicos o esperar a que alguien lo escanee. Cualquier miembro autorizado del equipo puede acceder al contrato desde cualquier dispositivo con conexión, lo que es clave en entornos laborales híbridos o 100 % remotos. Esta disponibilidad inmediata mejora la toma de decisiones y la coordinación interna.
Organización documental más eficiente
Digitalizar los contratos permite clasificarlos automáticamente por fechas, empleados, tipos o estados. Además, es posible configurar alertas para renovaciones, vencimientos o seguimientos, lo que evita olvidos y reduce el margen de error administrativo. Gracias a esta organización, los departamentos de Recursos Humanos y legales ganan en claridad, eficiencia y capacidad de respuesta ante auditorías o conflictos laborales.
Cómo Portasigma facilita la firma y gestión de contratos a distancia
Portasigma ofrece una solución profesional y adaptada a empresas que necesitan gestionar la firma de contratos laborales a distancia con garantías legales. Su plataforma permite enviar contratos para firma con unos pocos clics, elegir el tipo de firma (simple, avanzada o cualificada) y hacer seguimiento de todo el proceso desde un panel intuitivo.
A su vez, Portasigma garantiza el cumplimiento normativo con el reglamento eIDAS y la Ley de Trabajo a Distancia, integrando sistemas de verificación de identidad, sellado de tiempo y trazabilidad completa. También ofrece funcionalidades adicionales como la organización por carpetas, filtros avanzados y alertas automatizadas para una gestión documental eficiente y centralizada.
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