Descubre para qué sirve la facturación electrónica

El proceso de digitalización sigue avanzando en nuestra sociedad tanto en el ámbito público como en el privado. De hecho, las facturas electrónicas están muy cerca de convertirse en obligatorias. Pero, ¿conoces qué es y para qué sirve la facturación electrónica?

¿Qué es la facturación electrónica?

Tal y como lo define el Ministerio de Hacienda y Función Pública, se trata de una factura, pero cuyo formato es digital. Dicho archivo digital tiene las mismas funciones y la misma validez que las facturas en papel, por lo que sirve de justificante ante cualquier operación que se lleve a cabo. 

La factura electrónica pasará a ser obligatoria en 2023 para aquellas empresas y personas autónomas con una facturación superior a los 8 millones, mientras que quienes estén por debajo tendrán de margen hasta 2025. La cuestión es que ya no hay marcha atrás, porque la transformación digital, como ya se predijo hace años, llegaría para quedarse y pocos son ya los ámbitos que quedan en los que no ha penetrado. 

Existen dos tipos de facturas electrónicas y estos son:

Formato estructurado

Es aquel que cuenta con datos que se generan de manera automática por los propios sistemas de facturación. Tiene, por lo tanto, una estructura predeterminada y clara, lo que permite que las facturas se puedan registrar y archivar en un sistema de contabilidad. Utilizan códigos informáticos diferentes, como XML, Facturae o EDIFACT, entre otros. 

Formato no estructurado

El segundo tipo son los formatos no estructurados, que son aquellas facturas que se presentan escaneadas en papel o en un PDF y que tienen una elaboración manual, sin un lenguaje informático estandarizado. Dado que no se pueden tramitar automáticamente, requieren más tiempo. 

Usos de la facturación electrónica

Ya tenemos claro en qué consiste, así que pasamos a conocer para qué sirve la facturación electrónica. Su finalidad principal es la de validar, así como dejar un registro de las operaciones comerciales que se lleven a cabo. De este modo, es posible localizar la transacción dentro de la legalidad, con el objetivo de garantizar que se está cumpliendo con las obligaciones fiscales. 

Sin embargo, cuando estos documentos se crean, estas obligaciones no son solo para quien emite la factura, sino que también afectan a la parte receptora. Mientras que una ofrece un producto o un servicio, la otra debe abonar un importe por ello. Con la regulación de los sistemas de facturación se consigue que haya transparencia en las transacciones y que desde las autoridades se pueda controlar el fraude y la evasión fiscal. 

Por otra parte, y como veremos más adelante en las ventajas de la facturación electrónica, todo el proceso es más rápido y sencillo, y facilita la verificación y la identificación de errores, tanto desde la contabilidad como para las Administraciones. 

Además, otra de las finalidades para lo que sirve la facturación electrónica es para automatizar la contabilidad en general, que tiende a ser compleja y tediosa. Así, no solo se agiliza la creación de las propias facturas al automatizar procesos, sino que también resulta más fácil realizar verificaciones o auditorías. 

Sin embargo, para que todo esto sea posible, la factura electrónica debe contar con unos elementos concretos que vayan acorde con la legislación actual establecida. Pero también es necesario utilizar algún tipo de sistema que permita firmarlas digitalmente. 

PortaSigma es una plataforma especializada en el proceso de facturación electrónica y no solo se puede emplear para la firma de la factura electrónica, sino también para contratos, documentación laboral, autorizaciones, seguros, actas de reunión y un largo etcétera. 

Ventajas de este tipo de facturación

Puesto que la factura electrónica llegará un momento en el que será obligatoria para todas las empresas, con independencia de sus ingresos o de sus características, y que hemos dicho que será en 2025, el paso a esta modalidad es una decisión que hará que tomar tarde o temprano. 

Pero dado que cuanto antes lo hagas, antes podrás comenzar a beneficiarte de sus ventajas, queremos dejarte aquí todas las que son para que no dudes en hacer el cambio sin tener que esperar a la fecha límite. Por lo general, todo lo que se deja para más adelante, al final se termina haciendo a la carrera. 

• Reducción de costes

Las facturas que se tienen que imprimir y enviar suponen un gasto muy elevado de papel, así como de tinta para las impresiones. Si además se deben enviar por correo postal, el coste puede llegar a ser muy elevado. Al optar por la facturación electrónica, todos estos costes desaparecen por completo, ya que cuando se crean y se envían a través de un medio digital, no se necesita ningún material extra con respecto al que ya se tiene. 

• Ahorro de tiempo

Realizar todas las facturas puede suponer una cantidad ingente de tiempo, que ahora podrás recuperar si te pasas a la facturación electrónica. ¿Por qué? Pues porque realizarlas con algún programa que te facilite la introducción de todos los datos y la realización de los cálculos agilizará los trámites. Y si además algunas de tus facturas son periódicas y la cantidad de información a modificar es principalmente la fecha, te resultará muy sencillo automatizar todo el proceso y ahorrar aún más tiempo. 

• Menores errores

Dicen que errar es de humanos y es algo totalmente cierto que podemos comprobar en el día a día. Sin embargo, cuando se emplean máquinas o herramientas digitales que se encargan de hacer los cálculos, se reducen al mínimo los errores que se puedan producir. Basta con introducir los datos que se deban tener en cuenta o utilizar algún programa con el que también se pueda agilizar esta labor y conseguirás que los cálculos sean exactos. 

• Automatización de información

Como venimos diciendo, multitud de facturas son repetitivas mes tras mes. Disponer de herramientas digitales que se encargan de realizar todo el proceso de forma automática supone acceder a todos los beneficios que mencionamos anteriormente. Como son la reducción del tiempo, los costes y de la cantidad de trabajo del departamento encargado de realizar la facturación. 

• Mayor agilidad para los cobros

Cuanto antes se tengan las facturas y se envíen, mayor facilidad para que se pueda proceder con los pagos en la mayor brevedad que sea posible. 

Si quieres dar el paso y comenzar con la facturación electrónica, consulta las facilidades de PortaSigma para su firma y reduce desde hoy mismo tus costes.