La seguridad de la custodia documental: cómo proteger la información confidencial
Una empresa es capaz de generar cantidades ingentes de información en muy poco tiempo. Esta incluye facturas, contratos, albaranes y un largo etcétera en diferentes formatos. Además de los problemas físicos que puede suponer, como la falta de espacio, también hay que tener en cuenta las normativas actuales relativas a la protección de datos, con las que hay que cumplir. Para dar solución a ambos aspectos, aparece la custodia documental, cuya finalidad principal es la de gestionar información de una manera segura y confidencial.
¿Qué es la custodia documental?
La custodia documental es un servicio que está regulado por ley y que hace referencia a una serie de prácticas que incluyen el almacenamiento, la organización, la conservación y la protección de documentos con información relevante y confidencial. Estos documentos pueden ser públicos o privados, tanto físicos como digitales y suelen ser contratos, datos financieros, informes empresariales e información sensible en general.
La finalidad de la custodia es que puedan ser accesibles en todo momento de una forma rápida y eficiente y que los datos que incluyan se mantengan a salvo de cualquier acceso no autorizado, modificaciones, pérdidas o destrucciones accidentales o intencionadas.
Para su correcta gestión, los archivos se trasladan a un lugar de custodia, que igual que los documentos, puede ser físico o digital. En los primeros, los riesgos principales son las condiciones para la conservación, como la luz, la temperatura ambiental o la humedad, mientras que en los segundos, los riesgos son los asociados al uso de la red.
En ambos casos, la empresa encargada de la custodia documental es la que realiza las labores de vigilancia constante para garantizar la seguridad, la integridad y la confidencialidad de la información.
Medidas de seguridad para proteger la información confidencial en la custodia documental
Para que la información esté protegida en todo momento, deben aplicarse medidas de seguridad avanzadas. La elección de estas irá acorde con el nivel de seguridad que requieran los documentos y el tipo de información que contengan.
En el Reglamento General de Protección de Datos(RGPD) se establecen diferentes categorías, así como el procedimiento que se debe seguir para formar parte del Registro de Actividades de Tratamiento o realizar el acuerdo para el tratamiento de datos como “encargado” del mismo. Este rol implica tener la responsabilidad de cumplir con todas las disposiciones que establece el RGPD para proteger los datos personales.
Pero si volvemos a las medidas de seguridad que se pueden llevar a cabo para proteger la información confidencial, algunas de las más habituales son las siguientes:
Acceso restringido
La restricción de accesos impide que personas no autorizadas puedan consultar los documentos protegidos y confidenciales. Estos hacen referencia tanto al acceso a espacios físicos como a los centros de almacenamiento online.
En los primeros, se emplean sistemas de autenticación robustos, como las contraseñas seguras o la biometría, la identificación con dos medidas de seguridad o el uso de tarjetas de identificación que garanticen que solo las personas que han sido autorizadas puedan consultar los archivos.
Dentro del ámbito digital, también se pueden emplear sistemas similares, pero también hay otros como la gestión de privilegios de usuario, con niveles de permisos y roles que dependen de la responsabilidad y la función de cada persona, o el uso de cortafuegos o redes privadas virtuales (VPN), que protegen la comunicación entre varios dispositivos y garantizan que solamente quienes acceden a los recursos digitales son las personas que han sido autorizadas para ello.
Almacenamiento seguro
En los espacios físicos habilitados para la custodia documental, los sistemas de almacenamiento deben proteger los archivos de factores externos como el fuego o la humedad. Para ello, no solo hay que controlar la cantidad de luz, la temperatura o la humedad, sino utilizar armarios con cerraduras y habitaciones con control de acceso.
Para la custodia documental digital, el almacenamiento seguro puede implicar sistemas de seguridad como la encriptación de datos, los sistemas de gestión documental electrónica o GED, el uso de servidores seguros, etc.
Copias de seguridad y recuperación de datos
Realizar copias de seguridad periódicas de los documentos electrónicos almacenados permite la prevención de la pérdida de información. No obstante, para que realmente sea eficaz, estas copias se deben almacenar en una ubicación segura y que esté separada de la original, ya que de lo contrario se perderían ambas. Las copias de seguridad previenen los fallos en los sistemas, los errores humanos en la manipulación o los ataques cibernéticos.
Control y registro de accesos y cambios
Para asegurar la integridad en la custodia documental, se debe poder consultar el historial de accesos y posibles modificaciones, quién los ha realizado y cuándo y con qué finalidad. De este modo, se agilizan las autorías y se detectan las alteraciones en los archivos que no hayan sido autorizadas previamente.
Tecnologías y soluciones innovadoras para la protección de la información confidencial
Las tecnologías y las soluciones que se pueden emplear en la custodia documental de cara a proteger la información confidencial las hemos ido mencionando en las medidas de seguridad que se toman. La clave está en encontrar proveedores adecuados para cada una de ellas, con el objetivo de que puedan garantizar los niveles de seguridad exigidos.
Encriptación de datos y gestión documental electrónica
La encriptación de datos hace que la información esté en un formato no legible para quien no cuente con la clave de descifrado, mientras que los sistemas de gestión documental electrónica o GED se basan en funciones de control de acceso, seguimiento de los cambios realizados y auditorías.
Autenticación biométrica
La autenticación biométrica se basa en características que hacen único a cada individuo y que son la huella dactilar o el reconocimiento facial o del iris, entre otros. Funcionan como un nivel de seguridad adicional en el acceso a documentos oficiales, puesto que no permiten la suplantación de la identidad y son altamente confiables.
Firmas electrónicas
Las firmas electrónicas son otra de las tecnologías más empleadas en la protección de la información confidencial. Se caracterizan por utilizar algoritmos criptográficos que verifican la identidad de la persona que firma y protegen los documentos de alteraciones. Además de en la custodia documental, se emplea como mecanismo de validación de documentos confidenciales.
Si quieres comenzar a proteger los documentos de tu empresa, en PortaSigma contamos con distintas opciones dentro de las firmas electrónicas, desde las más sencillas hasta niveles de seguridad más avanzados que hacen uso de la biometría o del certificado digital.
