Mejores prácticas para la gestión documental

En el mundo empresarial actual, la gestión documental desempeña un papel fundamental para el éxito y la eficiencia de cualquier organización. La capacidad de almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente es crucial para garantizar la productividad y el cumplimiento normativo. En este artículo, exploraremos qué es la gestión documental y te presentaremos algunas de las mejores prácticas que puedes implementar en tu empresa. Además, destacaremos cómo las firmas electrónicas pueden incluirse en estas prácticas, ya que mejoran aún más tus procesos documentales.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental, también conocida como administración documental, se refiere al conjunto de actividades y estrategias utilizadas para administrar los documentos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye desde la creación y captura inicial de los documentos, hasta su almacenamiento, organización, acceso y eventual disposición. 

Una gestión documental efectiva permite a las empresas mantener sus registros de manera segura, acceder a la información de manera rápida y precisa, y asegurarse de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.

Cuando esta gestión no se lleva a cabo o no se aprovecha todo su potencial, como sería el caso de la gestión documental electrónica actual, las empresas ven ralentizados sus procesos y terminan perdiendo productividad y capacidad competitiva. 

Beneficios de la gestión documental

– Acceso rápido y fácil a la información. Los documentos están organizados y etiquetados de manera lógica, lo que facilita su búsqueda y recuperación, y mejora la eficiencia y la productividad. 

– Ahorro de espacio y reducción del uso de papel. Se reduce la dependencia de los documentos físicos, lo que se traduce en un ahorro significativo de espacio en las instalaciones de la empresa. Se evita la necesidad de grandes archivos y armarios de almacenamiento y se reduce el consumo de papel, que disminuye los costes y beneficia al medioambiente. 

– Mayor seguridad y protección de la información. Al proteger los documentos, tanto en su acceso como en la forma de almacenamiento, se reducen las pérdidas y los daños, intencionados o no. Además, se pueden incluir características de seguridad avanzadas, como encriptación de datos y registros de auditoría. 

– Cumplimiento normativo y legal. Una gestión documental efectiva garantiza que los documentos se almacenen y se eliminen adecuadamente de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. Esto ayuda a evitar multas, sanciones y litigios asociados con el incumplimiento normativo.

– Mejora de la colaboración y la eficiencia. Se fomenta la colaboración entre los miembros del equipo y los departamentos. Los documentos pueden compartirse fácilmente, lo que permite a los empleados trabajar de manera conjunta en proyectos y tareas.

Mejores prácticas para este tipo de gestión

En la actualidad, cuando se habla de gestión documental y de las prácticas que se pueden llevar a cabo, no solo se hace referencia a hábitos que se pueden incorporar y que hacen uso de las nuevas tecnologías, sino también a aplicaciones en formato software. 

En muchos casos, estas tareas o prácticas se consiguen realizar con esta herramienta. El software cuenta con una interfaz donde los usuarios pueden acceder y realizar búsquedas y acciones que facilitan la organización o la gestión de diferentes tipos de documentos, en función de sus características o de lo que se necesite hacer con ellos. A continuación te dejamos algunos ejemplos que puedes incorporar a tu empresa. 

Digitaliza tus documentos

La era digital ha traído consigo numerosos beneficios, y la gestión documental no es una excepción. Digitalizar tus documentos te permite reducir el espacio físico necesario para el almacenamiento, facilita la búsqueda y recuperación de información, y minimiza el riesgo de pérdida o daño de los documentos. Además, al digitalizar tus documentos, estarás allanando el camino para la implementación de firmas electrónicas, lo que agiliza tus procesos y mejora la eficiencia.

Establece una estructura de carpetas lógica

Organizar tus documentos de manera lógica y coherente es fundamental para facilitar su acceso y recuperación. Crea una estructura de carpetas clara y consistente, mediante el uso de nombres descriptivos y categorías relevantes. De este modo, tu plantilla podrá encontrar rápidamente los documentos que necesitan y evitará la confusión y la duplicación de archivos.

Implementa un sistema de control de versiones

A medida que los documentos evolucionan y se actualizan, es importante llevar un registro de las diferentes versiones para evitar confusiones y errores. Utiliza herramientas y software que te permitan gestionar las versiones de tus documentos de manera efectiva, asegurándote de que los empleados siempre trabajen con la versión más actualizada y eliminando la posibilidad de utilizar información obsoleta.

Establece permisos y restricciones de acceso

No todos los empleados necesitan acceder a todos los documentos de tu empresa. Es importante establecer niveles de acceso y permisos adecuados para garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información. Al implementar un sistema de gestión documental, puedes controlar quién tiene acceso a qué documentos, lo que evita el acceso no autorizado y los riesgos de filtración de datos sensibles.

Realiza copias de seguridad periódicas

La pérdida de documentos importantes puede ser devastadora para una organización. Asegúrate de realizar copias de seguridad periódicas de tus documentos y almacenarlas en ubicaciones seguras. Esto garantizará que, en caso de fallos técnicos o desastres naturales, puedas recuperar tus documentos sin problemas y sin perder información valiosa.

Automatiza los flujos de trabajo

La automatización de los flujos de trabajo es una excelente manera de mejorar la eficiencia de tu gestión documental. Utiliza software y herramientas que te permitan crear flujos de trabajo personalizados, en los que los documentos se muevan de manera automatizada de una etapa a otra. Esto no solo acelera los procesos, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos y mejora la trazabilidad de los documentos.

Incorpora las firmas electrónicas

Las firmas electrónicas desempeñan un papel crucial en la gestión documental eficiente. Al utilizarlas, puedes eliminar la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, lo que ahorra tiempo y recursos. 

Por otra parte, las firmas electrónicas ofrecen un nivel adicional de seguridad y autenticidad. Esto significa que se asegura que los documentos no serán alterados después de ser firmados. Integrar las firmas electrónicas en tus procesos documentales te permitirá acelerar la firma y la aprobación de documentos, reducir el uso de papel y mejorar la experiencia de tus clientes y colaboradores.

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