Guía para hacer un acta de reunión: Paso a paso

Las reuniones que se llevan a cabo, ya sean por parte de la junta directiva de una empresa, de Administraciones públicas o incluso de asociaciones, tienen como finalidad informar de algún asunto o proyecto y la toma de decisiones. Pero de cara a poder hacer un seguimiento de las acciones anteriores en el siguiente encuentro, es necesario llevar un registro de todo lo que se habla. En este artículo, te ofrecemos una guía sobre cómo hacer un acta de reunión para que sea comprensible y útil. 

¿Qué es un acta de reunión?

Las actas de reunión son documentos que se redactan durante la misma, con la finalidad de llevar un registro por escrito de todos los temas importantes que se tratan, así como de los acuerdos o decisiones que se toman. 

El nivel de formalidad que tenga va a depender de quién organice la reunión o de la relevancia que tenga esa en cuestión o el proyecto en sí mismo. Así, existen actas que son meramente informativas o de consulta, otras que son de seguimiento y control, y unas terceras que son oficiales y que tienen carácter obligatorio. 

Las primeras pueden ser las que se realizan dentro de una empresa, para informar a toda la plantilla de o el equipo directivo de los cambios, avances o noticias relevantes que haya que compartir. Las segundas son las que permiten comprobar si los objetivos marcados anteriormente se han cumplido, y las terceras son aquellas en las que hay un contrato de por medio que implica obligaciones o cuando se trata de una Administración pública. 

La importancia de este documento reside en que se pueda conocer o comprender en un momento posterior todo lo que sucedió en esa reunión, en particular para quienes no asistieron a la misma, o en el comienzo de la siguiente que se celebre. Para evitar que no cumpla con su cometido o que se quede como un correo sin abrir, hay que seguir una estructura que incluya todos los elementos clave. En el siguiente apartado, te dejamos cómo redactar un acta de reunión. 

Paso a paso para hacer un acta de reunión

Ten un formato de base

Para evitar que toda la información se registre sin orden o sin ser dividida, es conveniente seguir una estructura. De este modo, también se evitará que se pueda quedar por el camino información relevante. 

Lo ideal, por tanto, es conseguir un modelo de acta de reunión que sirva de referencia para cada una de las que se celebren. No solo la información estará bien organizada, sino que todos los actos que se lleven a cabo tendrán una estructura uniforme. Si bien las reuniones se pueden grabar para después trascribir la información, será más fácil trabajar con el modelo delante. 

Sigue una estructura

Los modelos de actas de reunión incluyen varios apartados como el nombre del proyecto, quienes participan, cuál es la orden del día, las conclusiones, etc. Sin embargo, no cuentan con unas pautas para la organización de todo lo que se debata o se trate, y por consiguiente, dentro de cómo hacer un acta de reunión, no se puede pasar por alto la estructura a seguir con el contenido. 

• Encabezado

Este debe ser el mismo en todas las actas y vendrá marcado en el modelo de referencia. Lo que cambiará, será la información específica de cada reunión, como el número de esta, la fecha, el lugar, quienes participan y su cargo si fuera relevante o el objetivo que tenga.

• Orden del día

Esta es la presentación de la reunión y consiste en enumerar las acciones que se desarrollarán en aquella, como los asuntos que se tratarán, las intervenciones, las decisiones a tomar, los resultados que haya que mostrar, etc.

• Cuerpo de la reunión

Aquí es donde se desarrollan las temáticas que se traten, es decir, se desglosa el orden del día anterior. Para que la estructura sea lo más clara posible, se recomienda enumerar las actividades que estaban previstas, como por ejemplo las que se habían marcado entre la reunión anterior y esta y que se vayan a debatir, las que no se realizaron o las decisiones que haya que tomar, entre otras.

Si fuera necesario porque son relevantes, aquí también se deben incluir las personas designadas como responsables de cada tarea, las fechas o lo que se pretende conseguir. En la última parte de la reunión, es cuando se suelen llegar a los acuerdos, y aquí habrá que anotar las temáticas que se hayan votado, quienes participaron y lo que se acordó con base en los resultados de la votación. 

• Conclusión

La última parte del acta de reunión es el cierre. Como resumen, aquí se anotarán las conclusiones a las que se llegaron, las acciones que se hayan marcado para la siguiente reunión y quién se encargará de cada una de ellas y la fecha para el próximo encuentro. Aquí se debe incluir también un apartado para la firma de las actas. 

La persona encargada de firmarla no es siempre la misma, puesto que puede ser quien la redacta o quien convocó la reunión y que suele ser alguien con un alto cargo. No obstante, esta puede no ser la única firma que sea requerida, ya que si intervienen un contratante y un contratista, se necesitan las firmas de quienes representen a ambas partes. Por lo tanto, el documento tendrá que enviarse a todas para su firma una vez que ha terminado la reunión. 

Para no demorar esta última parte, hoy en día es posible optar al envío de archivos digitales para su firma. Dado que, por cuestiones de rapidez y legibilidad, las actas no se realizarán a mano sino en formato electrónico, se puede continuar con el mismo procedimiento para la firma. En PortaSigma, puedes acceder a la firma digital de todo tipo de documentos, sin necesidad de descargarte ningún programa. El procedimiento para la firma es muy sencillo, y solo tienes que cargar tu documento, indicar dónde van las firmas y seleccionar las personas que deben firmarlo. A continuación, se envía un aviso para que se proceda con la firma y, una vez realizada, se guarda en un servidor y los firmantes reciben una copia. El proceso es seguro y cumple con todas las normativas europeas. Si quieres ahorrar tiempo con la firma de tus documentos, ¡crea hoy tu cuenta!