Todo por las PyMEs, pero sin las PyMEs

NOTA: Este post apareció en nuestro anterior blog, el pasado Abril 30, 2010. Por coherencia y para mantener todas nuestras entradas en un único lugar, lo re-publicamos aquí.

El titular es exagerado, lo reconozco, pero en estas Conferencias llegué a oir decir a un ponente: «A las PyMEs hay que darles soluciones fáciles, no hacerlas participar en el proceso».

A pesar de que era con toda la buena intención del mundo, aduciendo a que las PyMEs bastante tienen con lo suyo como para dedicar tiempo y recursos a estos procesos de desarrollo de la factura electrónica, si no nos preguntan a las PyMEs qué necesitamos ¿cómo piensan averiguarlo? De hecho también se denunció que la representación de las PyMEs en el grupo de expertos era muy pequeña. ¡Y eso que el factor clave de éxito de la factura electrónica!

Por no aburrir al personal, sólo comentaré lo que realmente pareció relevante de aquellos ponentes, en mi criterio, claves.

Bo Harald (para saber quién es quién, ver la lista de participantes) nos indica que se trata de la conferencian sobre factura electrónica más importante del año. ¡Qué suerte poder asistir!
Entre los datos, 250 bn € de mercado para los proveedores de servicios. Parece que se va a crear (se está creando) un nuevo segmenteo de mercado, y no es un nicho, precisamente.

La digitalización es clave para lograr la automatización.

Uno de los grandes problemas de Europa es su descenso de la población activa a la vez que crece la inactiva, en concreto, la de los mayores. Esto urge a que la poblacoón activa sea mucho más productiva y se eliminen trabajos de bajo valor, como el procesamiento y manipulación manual de las facturas (y otros documentos de negocio.)

El informe del grupo de expertos recomienda el uso de UN/CEFACT CII2, mientras los trabajos para crear un estándar ISO «compatible» «progresan adecuadamante»

El gran reto, las PyMEs (las SMEs – Small and Medium Enterprise -, como las llaman los anglófonos) Para ello sugiere que el coste de adopción (más bien la inversión inicial) ha de ser cero y posiciona a los proveedores de servicios (portales y soluciones web de pago por uso) como la solución. Pero, ¿estarán las PyMEs de acuerdo en poner toda esa información en manos de terceros, en vez de tenerla en casita como hasta ahora? ¿de qué tipo de PyMEs hablamos? Los datos de adopción de la tecnología de las PyMEs en España son bastante desalentadores.

También hace bastante énfasis en que los verdaderos beneficios se encuentran cuando las facturas electrónicas son documentos estructurados.

Acaba con tres grandes temas para la reflexión:

1. ¿Estamos ayudando a las empresas … de una manera suficientemente agresiva?
2. ¿Están siendo las adminisraciones públicas un modelo a seguir?
3. ¿No debería ser éste (la adopción de la factura electrónica a nivel europeo) el próximo hito hacia un mercado único? (dardo a la Comisión Europea)

Alessandro Perego propone un cambio de enfoque a la hora de afrontar el reto, y pasar del «reglas y regulaciones, leyes, tecnología, gestióna del cambio, …» como obstáculos para llegar a la implantación de la factura electrónica al «ventajas, beneficios, productividad, …» como motivadores para encontrar soluciones al reto.

A partir de un modelo matemático del Politenico de Milano, que ayuda a calcular los ahorros de costes, presenta tres modelos, de menos a más ventajoso:

1. Factura electrónica (más bien en formato electrónico) sólo para su almacenamiento. Lo que en España sería la digitalización certificada de facturas. Ahorros de 2 a 3 € por factura.
2. Factura electrónica en su generación, envío, recepción y almacenamiento, como documento aislado en la cadena de la transacción. Ahorros de 3 a 5 € si la factura electrónica no es un documento estructurado, por ejemplo, factura en PDF, y de 9 a 12 si es estructurado.
3. Full trade process integration. Que todo el proceso sea electrónico (pedido, oferta, albaranes, facturas, etc….) ahorro de 25 a 65 € por ciclo.

Los beneficios no sólo dependen del modelo, sino también del sector, siendo el de bienes de consumo el más favorecido.

Annika Fritsch recuerda que el 99% de la empresas Europeas son PyMEs. (más adelante veríamos que son el 99,8% (lo que me lleva a pensar si Europa puede ser competitiva en una economía global.)

Se posiciona claramente en contra de imponer necesidad de firma electrónica en aras de garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos. Son los propios procesos de negocio en emisión y recepción los que garantizarán esto.

Más adeltante J.D. Rouvinez también apoyaba esta tesis.

Christian Luyten. Más sensibilizado con la cuestión de la inegridad y la autenticidad, además postula sobra la vinculación transparente de los diferentes documentos de negocio como facturas, pedidos, extractos bancarios, etc.

Propone a los bancos como esos proveedores de servicio que pueden recoger/generar la factura electrónica, enviársela al banco del cliente que la almacenará o enviará a su cliente. Es un camino a priori más fácil dado el conocimiento y la información que los bancos tienen de sus clientes, pero daría demasiado control a los bancos y no permitiría el florecimiento de ese nuevo sector propuesto por Bo.

Según Chris «los grandes piensan en el corto plazo, por lo que pasan de la factura en papel a la factura en PDF enviada por e-mail y con ello trasladan los costes a los pequeños». No creo que la cosa vaya así exactamente pero comparto la idea subyacente de que los agentes con gran poder de negociación imponen soluciones adecuadas a ellos (quizá no tanto a sus clientes o proveedores) y en ocasiones, también los costes asociados.

También propone un concepto interesante: «si se ha creado el SEPA (Single Euro Payments Area), ¿por qué no crear el SEIA (Single European Invoicing Area)?»

Salvador Soriano resume lo más destacabla del panel de expertos, a saber:

1. El máximo beneficio se obtiene cuando la factura forma parte de un proceso automatizado
2. Aunque diferentes fuentes muestran distintos datos de ahorro asociados al uso de la facturación electrónica, todos ellos son muy significativos.
3. La necesidad de herramientas, y para el caso de las PyMEs, muy fáciles de adoptar técnica y económicamente.
4. La creación de un eventual espació único europe de factura electrónica

Gerhard Huemer nos recuerda que ¡¡el 82% de las PyMEs en Europa tiene menos de 10 trabajadores!! Y por ello insiste en enfocar las soluciones hacia las PyMEs.  No en vano es la recomendación número 1 del informe de expertos

Recommendation 1:
The EG recommends meeting the needs of SMEs as a priority focus, by concentrating on a number of specific business requirements

Carlos Maza indica que en tiempos de crisis o el retorno de inversión es inferior a dos meses o no se invierte, lo que refuerza las tesis de que, al menos para las micro-empresas el coste de entrada debe ser cero.

Professor Robin Jarvis recuerda que uno de las grandes preocupaciones de las PyMEs es el flujo de caja y se pregunta hasta qué punto la factura electrónica ayuda en este punto.

Por otro lado, si las administraciones públicas pretenden fomentar el uso de la factura electrónica obligando a su uso a sus proveedores a su uso, dificultan todavía más a las PyMEs el acceso a las licitaciones, lo que provoca justo el efecto contrario al deseado. Claramente se muestra en contra de una postura de obligación del uso, al menos a las PyMEs.

Nos premió además con unas reflexiones finales, de las que destacaría:

1. Primero, pensar en pequeño (refiriéndose a pensar en las micro empresas)
2. Seguir un enfoque de abajo hacia arriba
3. Tener en consideración las necesidades del consumidor (personalmente opino que al consumidor no se le puede enviar una factura electrónica en formato estructurado. Para consumidor final, para el ciudadano de a pie, veo mucho más práctico y fácil de introducir el PDF firmado)
4. ¿Los bancos podrían hacer más? Quizá se debería pensar en los contables (gestores administrativos) como grandes prescriptores del uso y la implantación de la factura electrónica. Al fin y al cabo, están más cerca de las PyMEs y están mejor considerados.

Y por no extenderme demasiado, gloso:

1. Los esfuerzos deben centrarse en ayudar a las PyMEs a la adopción de la factura electrónica (ya hemos citado la primera recomendación del grupo de expertos.)
2. Una reglamentación del IVA paneuropea es condición necesaria. En breve será aprobada una directiva europea del IVA. La Comisión Europea velará porque haya una implantación homogénea de la directiva en los distintos países miembros.

Recommendation 2:
The EG recommends the harmonisation of and the provision of clarity for the legal and VAT framework across the EU on the basis of equal treatment between paper and e-invoices and supported by a Code of Practice prepared by the Expert Group

1. Los mayores beneficios, con formatos de factura estructurados. Lo comparto al 100×100 para el B2B, pero no para el B2C, como ya he dicho.
2. Dos claras posturas frente a autenticación e integración. Por una parte la que se basa en el uso de firma electrónica (¿reconocida? ¿es necesario? ¿estamos firmando una factura o un testamento vital?). Por otra, la que defiende que los propios procesos de negocio se encargan de eso (¿pagaré una factura por el solo hecho de que venga firmada? ¿no tendré que verificar el importe, a qué pedido se refiere, si ya se me ha servido el producto o servicio, si la forma de pago es la pactada…?)
3. Estándar propuesto UN/CEFACT CII 2. Ventaja, estándar global (mundial, no sólo europeo) y ya se está trabajando con ISO. Mayores críticas, no está suficientemente probado. Es más, hay dudas más que razonables de que dos implementaciones del mismo estándar puedan ser incompatibles entre sí.

Recommendation 4:
The EG recommends that all actors within both the private and public sector adopt
a common invoice content standard and data model – the UNCEFACT Cross-Industry
Invoice (CII) v.2

Y eso, es todo, que no es poco.

Bueno, todo no. Todo está en esta web de la comisión europea, en la que se puede ver el material de soporte a las presentaciones.