Notificaciones Seguridad Social: Procedimientos
Las notificaciones de la Seguridad Social juegan un papel fundamental en la comunicación entre la Administración y la ciudadanía, así como las empresas. En el caso de estas últimas, ya es obligatoria la comunicación a través de la vía telemática y, progresivamente, esta se convertirá en la vía principal para todos los trámites y notificaciones. En este artículo te contamos cómo se configuran y cómo puedes administrarlas.
¿Qué son las notificaciones de la Seguridad Social y por qué son importantes?
Las notificaciones de la Seguridad Social son documentos oficiales que informan a los usuarios sobre cuestiones relacionadas con su situación laboral, cotizaciones, prestaciones y otros aspectos relevantes.
Cuando se trata de las notificaciones telemáticas, que son las que trataremos aquí, también se trata de comunicaciones oficiales, pero son tramitadas de manera electrónica. Tanto el envío como la recepción y apertura quedan registradas; por lo tanto, su validez jurídica es exactamente la misma que cuando se utiliza el formato en papel o el correo postal.
En función de cuál sea la temática que abordan, se pueden consultar desde distintas plataformas, correspondientes a organismos públicos diferentes, aunque las más habituales son las procedentes del Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS), la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) o el Instituto Social de la Marina (ISM). En algunas ocasiones, se pueden enviar como un correo electrónico certificado.
Configurar las notificaciones de la Seguridad Social en línea
Para poder configurar las notificaciones de la Seguridad Social es necesario acudir a la sede electrónica, que son las que utilizan hoy en día todos los organismos públicos para las comunicaciones, ya sean de ámbito estatal, autonómico o local.
Como decíamos al comienzo, no todas las personas están obligadas a recibir las comunicaciones y notificaciones por la vía digital. Sin embargo, sí es así para las empresas. Un ejemplo de ello es el sistema RED, que es el servicio electrónico que ofrece la TGSS) a empresas y profesionales autónomos para tener un contacto directo e intercambiar información y documentos por Internet, con la finalidad de ahorrar los desplazamientos e incrementar la flexibilidad.
Para conocer quiénes deben emplear esta vía, hay que dirigirse a la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, que es la que regula las notificaciones y las comunicaciones electrónicas con la Administración de la Seguridad Social.
Una vez que se accede a las sedes electrónicas, hay una serie de requisitos con los que también hay que cumplir para poder realizar los distintos trámites o acceder a la recepción y envío de notificaciones.
Requisitos para la comunicación
Los requisitos para operar en las sedes electrónicas son de dos tipos. Por un lado, encontramos los técnicos, que se refieren al medio que se emplea para acceder y su configuración. Por otro lado, los relativos a la identificación de la persona, que debe poder confirmar y verificar su identidad.
Técnicos
Los requisitos técnicos quedan especificados en cada una de las sedes electrónicas y se pueden consultar siempre que sea necesario. Cuando no se cumple con ellos, el acceso queda boqueado y no se permite la visualización correcta de la página. Los más comunes son el uso de sistemas operativos como Windows 7 o superior; Mac OSX, o Linux con soporte a navegadores web y con certificado Cl@ve. Y para los navegadores web, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Internet Explorer 9 o superior. Así mismo, hay que instalar siempre Java, si es el medio que utiliza nuestra firma digital.
Identificación
El segundo tipo de requisito es el relativo a la identificación de la persona. En función de la administración en particular y del trámite del que se trate, los métodos de validación con menor seguridad pueden no ser válidos.
En cualquier caso, los disponibles son los sistemas Cl@ve y Cl@ve permanente, y el uso del certificado electrónico, que es la opción de verificación más segura y avanzada y con la que se puede acceder a todos los trámites.
Los requisitos son bastante sencillos y son los habituales para cualquier trámite por la vía digital y están orientados al incremento de la agilidad y la flexibilidad en todos los procedimientos, pero sin renunciar a la seguridad.
Para la configuración de las notificaciones de la Seguridad Social en la red, una vez que se puede visualizar la página porque se cumple con los requisitos técnicos, es necesario ajustarse también a los de la identidad, a través del certificado digital o el DNI electrónico. Con ellos, se podrá activar el servicio de las notificaciones y modificar su configuración.
Tanto el método para la recepción, que puede ser por mensajes de texto como a través del correo electrónico, como la frecuencia de aquella, son aspectos modificables y se pueden programar o bien activar la recepción automática cada vez que una administración envía una comunicación.
Cómo administrar tus notificaciones de la Seguridad Social
Si ya has configurado las notificaciones de la Seguridad Social, la última parte de las gestiones es el acceso a ellas y la respuesta cuando sea necesario. Los pasos son los que te dejamos a continuación.
Acceso a la sede
En primer lugar, debes dirigirte a la sede electrónica que se te haya indicado en la notificación que hayas recibido. Por lo general, hay un enlace directo.
Dirígete a la consulta
Una vez dentro de la sede, debes buscar el apartado de consulta y firma de notificaciones telemáticas. Ten en cuenta que el nombre puede no ser el mismo en cada institución, pero lo habitual es que la página sea intuitiva.
Identifícate
Para poder visualizar la comunicación, se te solicitará que verifiques tu identidad. Aquí es cuando tendrás que elegir entre las opciones disponibles y en función de cuál sea la herramienta con la que cuentas. Estas son el certificado electrónico, la Cl@ve con PIN o la Cl@ve permanente con usuario y contraseña.
Busca la notificación
Cuando accedas, en tu buzón estarán todas las notificaciones que hayas recibido. Si no son recientes, podrás buscarlas haciendo uso de los filtros o consultando el histórico. Todas ellas cuentan con el nombre de la persona destinataria, la fecha desde la que empiezan a contar los plazos, su estado y el plazo disponible para la firma.
Firma tu notificación
Dado que la visualización queda registrada porque a partir de ahí comienzan los plazos para la respuesta, esta depende de la firma o el acuse de recibo, que sería el equivalente a firmar una carta por correo postal certificada.
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