Mejores prácticas y herramientas para la gestión documental en despachos de abogados

La abogacía es un sector que se caracteriza por su densidad administrativa y burocrática, lo que implica un número muy elevado de documentación. Hoy en día, gracias a los avances en tecnología, la transformación digital también ha conseguido introducir mejoras para simplificar el trabajo en este sector. En este artículo, abordamos una de ellas; te contamos qué es la gestión documental y los beneficios que tiene para un despacho de abogados. 

¿Qué es la gestión documental?

En primer lugar, definamos qué es la gestión documental. También llamada administración documental, consiste en una serie de actividades y estrategias que tienen como finalidad agilizar el tratamiento de todos los archivos que una empresa crea, gestiona y almacena. 

Cuando se implementan herramientas de este tipo en una organización, los registros se guardan con un nivel elevado de seguridad. Pero a la vez, también se facilitan los accesos y se garantiza el cumplimiento con las normativas pertinentes relativas a su manipulación. Por ejemplo, la protección de datos. 

Como veremos más adelante, cuando tratemos para qué sirve la gestión documental, sus principales beneficios son el incremento de la eficiencia y de la productividad, ya que los procesos se aceleran y con ello, las empresas se vuelven más competitivas. 

Retos y desafíos actuales en los despachos de abogados

En la actualidad, los despachos de abogados también se enfrentan a diversos retos que la tecnología puede solucionar. Uno de los mayores desafíos radica en la sobrecarga de información. El volumen creciente de documentos, desde contratos hasta evidencia legal, puede ser abrumador, y dificultar la localización de información necesaria para un caso. 

Además, la necesidad de mantener la confidencialidad y la seguridad de los documentos es un aspecto básico, debido a las estrictas regulaciones legales. En este contexto, los despachos de abogados enfrentan la tarea de encontrar soluciones que no solo optimicen la gestión documental, sino que también mejoren la eficiencia, garanticen la seguridad y faciliten la colaboración. De esta manera, los profesionales del derecho podrán centrarse en ofrecer servicios legales de calidad a sus clientes.

Herramientas y prácticas recomendadas para la gestión documental 

La gestión documental no equivale a una única forma de trabajo, sino que, como veremos a continuación, incluye tanto prácticas que se pueden llevar a cabo en el día a día como plataformas o software. De lo que se trata, es de valorar qué herramientas reportan mayores beneficios y dan solución a los problemas y desafíos mencionados en el punto anterior. 

Prácticas recomendadas

Las prácticas más habituales en la actualidad son:

– la digitalización de documentos, que no solo reducen el espacio físico para el almacenamiento, sino que también facilita las tareas de búsqueda o de recuperación de información;

– el uso de un orden lógico al almacenar archivos, de manera que se simplifiquen las búsquedas y se ahorre tiempo;

– las restricciones de acceso y el establecimiento de permisos, que incrementa la confidencialidad y la seguridad;

– la realización de copias de seguridad periódicas, para aumentar los niveles de seguridad y evitar la pérdida de documentos relevantes. 

Software y Plataformas

En la actualidad, existen numerosos software y plataformas que están especializados en todo lo que es la gestión documental y que son de gran utilidad en un despacho de abogados. Estas soluciones permiten la organización eficiente de documentos, facilitan el acceso rápido y seguro a la información y ayudan en la colaboración entre los miembros del equipo. 

Por ejemplo, las herramientas que automatizan los flujos de trabajo personalizados, que reducen los errores humanos e incrementan la trazabilidad de los documentos, o las firmas electrónicas, que eliminan la necesidad de imprimir o escanear los documentos, con el consecuente ahorro de tiempo y de recursos. 

Implementación de firmas digitales

Las firmas digitales se están convirtiendo en una de las principales apuestas dentro de la gestión documental. Además del ahorro de recursos, de espacio y de tiempo, se añade un nivel extra de seguridad y de autenticidad a la documentación. 

Gracias a esta característica, se puede asegurar que los documentos no se modifican antes o después de ser firmados. También, los procesos se agilizan al poder proceder con las firmas en cuestión de segundos y se contribuye a simplificar en gran medida la parte burocrática o administrativa de un despacho de abogados.  

PortaSigma es una solución web que no requiere de instalaciones de ningún tipo y que además cuenta con varias opciones de firmas electrónicas con niveles de seguridad jurídica variables. El proceso de firma es muy sencillo. Basta con convertir el documento a PDF y subirlo a PortaSigma. Desde allí, se debe indicar dónde se desea que vaya la firma y seleccionar a las personas firmantes. 

Después, el documento será enviado y las personas destinatarias recibirán una notificación. Podrán verificar el contenido para mostrar acuerdo o desacuerdo. Si se procede con la firma, se envía un aviso para informar de que el documento está listo y las partes firmantes reciben una copia del mismo. 

Beneficios y resultados de una gestión documental efectiva

Accesibilidad

Los documentos están organizados con un sistema que se basa en la lógica y que simplifica las búsquedas, el acceso y la recuperación. Esto repercute directamente en la productividad. 

Ahorro de espacio y reducción de recursos

Al prescindir de la documentación, o parte de ella, en formato papel, no solo se reduce la cantidad de recursos empleados, como el papel y la tinta. También el espacio requerido para almacenarlos, como los armarios. Además del ahorro económico, el medioambiente también se ve beneficiado. 

Seguridad y confidencialidad en documentos 

Los documentos quedan protegidos, tanto en el acceso como en el almacenamiento. Las ventajas que se obtienen son la reducción de las pérdidas y los daños, ya sean intencionados o no, y el aumento de la seguridad, al usar sistemas como la encriptación de datos.

Mejora de la eficiencia y de la productividad

La gestión documental en un despacho de abogados va más allá del aumento en el rendimiento y en la productividad. También todas las personas que trabajan en este espacio pueden colaborar con mayor agilidad y ver su carga de trabajo reducida considerablemente. 

Si quieres implementar la firma electrónica de PortaSigma en tu despacho de abogados, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros.