Cómo firmar un correo electrónico desde el móvil
Los emails se han convertido en parte de nuestro día a día, tanto en el plano personal, con suscripciones a temáticas que nos interesan, como en el laboral, con comunicaciones constantes sobre los proyectos que se estén llevando a cabo. En algunas ocasiones, se requiere que dichas comunicaciones tengan un carácter oficial dotado de seguridad jurídica y, para ello, es necesario que tengan una seña de nuestra identidad. Hoy te contamos cómo firmar un correo electrónico desde el móvil para agilizar tus trámites allá donde te encuentres.
Firma electrónica móvil: paso a paso para firmar correos desde tu teléfono
En primer lugar, y antes de proceder con los pasos para firmar un correo electrónico desde el móvil, hay que distinguir entre lo que es un correo electrónico certificado y uno que incorpora una firma simple. Esta última sería equivalente a escribir a mano nuestro nombre, pero de cara a ofrecer una mayor garantía de quién responde, se puede incorporar el garabato. No obstante, esta función se puede dejar programada y, lo habitual, si se desea usar este servicio, es cambiar y firmar en Gmail, ya que éste lo incorpora en sus ajustes de la cuenta.
Por el contrario, el correo certificado es una comunicación electrónica que se certifica y que da seguridad a terceros de que ha tenido lugar. Para que así sea, se debe contar con una tercera parte que es independiente al emisor y al receptor y que será quien preste el servicio y recoja datos como el momento exacto en que se envió y se recibió o el lugar.
Por ahora, nos centraremos en la primera opción; a continuación te dejamos los pasos para firmar un correo electrónico desde el móvil. Ten en cuenta que desde este dispositivo electrónico vas a tener menos opciones que si empleas una versión de escritorio, y que se basan en añadir texto y un enlace como firma.
Abre la App desde tu móvil
Tanto para Android como para iOS, debes abrir la aplicación si quieres poder configurar la firma desde Gmail. En función de cuál sea la versión que tengas, el lugar donde se encuentren tus ajustes puede variar. En cualquier caso, lo que tienes que buscar es la rueda de los ajustes. Esta puede aparecer al hacer clic en las tres líneas horizontales, una sobre otra que hay a la izquierda, o bien puedes tener la rueda visible en el menú superior a la derecha de la pantalla.
Entra en Ajustes
Una vez hayas identificado dónde están los ajustes de tu cuenta, entra en ellos. Si vas por las tres líneas, al final de todas las opciones es donde verás los Ajustes. Entre ahí.
Creación de la firma
Cuando estés dentro, te preguntará cuál es la cuenta de Google para la que deseas crear la firma. Selecciónala y pasa al siguiente paso.
Firma para móviles
Después, entrarás en Firma para móviles, que será el último paso donde la crearás. Escribe el texto de tu firma y dale a Aceptar. A partir de ahora, ya podrás firmar un correo electrónico desde el móvil.
Diferentes maneras para firmar correos electrónicos desde el móvil
Además de la mencionada forma de firmar un correo electrónico desde el móvil, existen otras variantes. En primer lugar, desde cualquier otro servicio de correos también podrás añadir una firma a todos los mensajes que envíes.
El segundo más utilizado después de Gmail es Outlook, y con él podrás elegir entre firmar un solo mensaje o firmarlos todos. Los pasos a seguir también son muy sencillos y basta que te dirijas a la Configuración del Centro de confianza de Microsoft Outlook. En el apartado de la Seguridad del correo electrónico, en Correo cifrado, deberás activar la casilla Agregar firma digital a los mensajes salientes. Para hacerlo con uno solo, tendrás que ir a las Opciones del mismo mensaje y entrar en Firmar mensaje, desde donde solo tendrás que seguir los pasos.
Junto a estas, existe otra posibilidad que ofrece una mayor seguridad y que realmente tiene una garantía en el escenario de que tuvieras que emplear un correo electrónico como una prueba fehaciente. Es el correo electrónico certificado, que ya mencionamos al comienzo, y que en el siguiente apartado te explicamos en más detalle.
- Correo electrónico certificado
Los correos certificados son comunicaciones que se realizan de forma electrónica y que tienen como objetivo garantizar la integridad y la autenticidad del contenido y de las partes implicadas. Se utilizan como una alternativa más rápida y cómoda que los burofax o el correo ordinario certificado.
Aquí intervienen tres partes, la emisora, la receptora y la tercera independiente que presta los servicios de certificación. Al tratarse de una prueba fehaciente, se garantiza la efectividad del envío del correo electrónico; la recepción por parte de quien lo recibe o destinatario; la integridad del contenido del mensaje y que equivale al texto en sí mismo o los archivos que vayan adjuntos; las fechas en que se ha enviado y recibido y, por último, la identidad tanto de la parte emisora como la receptora, con las direcciones IP de cada una.
Las ventajas que ofrece el correo electrónico certificado son:
- Reducción de costes que supone frente a las cartas certificadas o los burofaxes. Pero no solo a nivel empresarial por el desembolso en papel o tinta por la impresión, sino también a nivel medioambiental.
- Rapidez, ya que la recepción tiene lugar de inmediato tal y como sucede con los correos electrónicos ordinarios.
- Sencillez, puesto que su uso es muy fácil y es tan simple como enviar correos electrónicos tradicionales, pero en este caso, con una certificación.
- Valor como prueba. Su característica más interesante es la de servir como prueba documental, es decir, aquella que puede emplearse en un proceso judicial para argumentar lo que se solicita.
Además del correo electrónico certificado, también puedes hacer uso de la firma electrónica, que funciona de una manera similar y que, en función del tipo que elijas, también tendrá una seguridad jurídica y te servirá como demostración de lo que se haya acordado entre las partes.
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