Funcionamiento de la firma digital de contratos

En determinadas empresas, la cantidad de trabajo del departamento de RR.HH. puede llegar a ser muy elevada. Apostar por la automatización de algunos trámites y su simplificación permite agilizar con creces sus tareas. La firma digital de contratos es una de las herramientas disponibles en la actualidad para ello. Te contamos cómo funciona y sus ventajas. 

Firma digital de contratos, ¿Cómo funciona?

La firma digital es un método de autenticación y validación de documentos digitales que cada vez se vuelve más frecuente en los entornos laborales. De hecho, para determinadas empresas y gestiones ya es obligatorio contar con una firma electrónica cualificada, que es aquella que va ligada al certificado digital. 

Si bien en los últimos años hemos ido avanzando progresivamente hacia los trámites online, el confinamiento supuso el impulso que los medios digitales necesitaban para demostrar todas sus ventajas. Y es que se caracterizan por agilizar cualquier tarea y permitir simplificar con creces cualquier trámite a realizar. Pero en sus ventajas profundizaremos en el siguiente apartado. 

El uso de la firma digital de contratos es algo menos popular que otras finalidades. Sin embargo, el funcionamiento es exactamente el mismo, aunque los detalles para la inserción de la firma en el documento electrónico van a depender del tipo de software que se utilice para ello. 

Por lo general, el procedimiento es el que te dejamos a continuación:

• Redacción del contrato con todos los datos, tal y como se hace cuando se imprimen en papel.
• Envío del documento a la persona trabajadora para que pueda acceder a él y firmarlo de forma digital a través de la solicitud que se le manda.
• Recepción del documento por parte del destinatario, que puede ser consultado y descargado. Se deben rellenar los campos pertinentes, como el nombre y la firma, que se podrá hacer a través del ordenador o desde un dispositivo móvil.
• Aceptación de términos y condiciones y de los aspectos relativos a la protección de datos y envío del documento a la empresa.
• Notificación de la disponibilidad del documento firmado. Estas también se pueden mandar a la inversa; es decir, para informar o recordar a quienes deben firmar.

En PortaSigma, para la firma de documentación laboral utilizamos una solución basada en SMS, para la que únicamente se necesita un teléfono móvil inteligente. Desde el mensaje recibido, se puede acceder al documento para visualizarlo e insertar la firma digital mediante un código OTP o One Time Password, que son contraseñas de un solo uso que expiran y que se reciben en el mismo teléfono. De este modo, se ahorra una enorme cantidad de tiempo y de dinero y se simplifica el trámite. 

Ventajas de firmar un contrato digitalmente

En departamentos de RR.HH. donde la carga de trabajo es muy elevada debido al volumen de empleados, la rotación o el número de operaciones, así como en las empresas de trabajo temporal o ETT, el uso de la firma digital de contratos supone diversas ventajas, que son las siguientes. 

Ahorro de tiempo

El ahorro de tiempo es la característica más notable a la hora de cambiar los procedimientos presenciales y en formato papel por aquellos electrónicos. Pero este no solo hace referencia a que este proceso requiere de tan solo un par de minutos para completarse, sino que, además, se ahorran los desplazamientos hasta el lugar donde se debe firmar el contrato, así como el tiempo de espera hasta la fecha acordada. El procedimiento se puede realizar de forma inmediata y sin esperas de ningún tipo. 

Ahorro de costes económicos

Además del tiempo, el ahorro también se traduce en gastos económicos. Imprimir un documento en formato papel requiere de una impresora, de los folios y de la tinta. Cuando el número de archivos es muy elevado, los costes se multiplican, pero al pasarse al formato digital, se puede prescindir de todos ellos. Es también un alivio para el medioambiente. Por otra parte, no es necesario contar con espacio físico para almacenar todos los documentos, ni tampoco carpetas o estanterías, basta con almacenarlos en un servidor en la nube. 

Mayor productividad

El ahorrar tiempo en actividades que no tienen valor en sí mismas, como es la impresión de documentos o su almacenaje, permite que aquel se use en otras que sí tienen un peso más importante. Esto se traduce en un incremento del rendimiento y de la productividad. 

Aumento de la seguridad y la confidencialidad

El nivel de seguridad que puede ofrecer la firma electrónica es muy elevado, ya que se puede optar incluso por aquella que va ligada al certificado digital y que verifica la identidad de la persona. Además, este tipo de procedimiento impide que el documento pueda ser alterado desde la creación, y en el caso de que se hayan realizado modificaciones, como podría ser la propia firma, estas quedan registradas. Es lo que se conoce como trazabilidad, y asegura la integridad y la autenticidad de un documento. 

Flexibilidad

La firma digital ofrece una gran flexibilidad en la gestión de documentos y contratos. Los documentos se pueden firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite al departamento de RR.HH. trabajar de manera remota y optimizar su tiempo. Además, la firma digital permite la gestión de contratos de forma más eficiente, permitiendo el acceso a los documentos de manera rápida y sencilla.

Cumplimiento legal

La firma digital cumple con los requisitos legales y normativos establecidos por la legislación vigente en la mayoría de los países. Su validez es exactamente la misma que la de la firma manuscrita. 

Si quieres beneficiarte de todas estas ventajas en tu empresa, solo tienes que apostar por la firma digital de contratos. En PortaSigma, te lo ponemos muy fácil.