Firma digital: La clave para una contratación ágil y eficiente en empresas de trabajo temporal

Las empresas de trabajo temporal se caracterizan por trabajar con elevados volúmenes de documentación; en particular, contratos de trabajo y currículos. Gracias a la digitalización y a los avances de la tecnología, ya no solo es posible contar con herramientas y plataformas online que faciliten la búsqueda de personas candidatas que se ajusten a los requisitos, sino que también se pueden gestionar las contrataciones sin tener que recurrir a los encuentros presenciales. Se trata de la firma digital, y en este artículo te contamos cómo se puede aplicar a las ETT para incrementar su eficiencia. 

Transformación de la contratación tradicional

Durante la última década, hemos avanzado a pasos agigantados hacia la transformación digital. Dentro de esta, que como en otros ámbitos se vio fuertemente impulsada por la pandemia y el posterior confinamiento, figuran los contratos de trabajo. 

En aquellas empresas de pequeño tamaño, su gestión puede ser una tarea sencilla. Sin embargo, en el caso de las empresas de trabajo temporal o ETT, la carga de trabajo relativa a su gestión se multiplica, puesto que pasan a contarte en cientos o incluso en miles. 

Para agilizar la aceptación y poder comenzar a trabajar cuando antes, la firma digital se ha convertido en la principal aliada. Consiste en una serie de datos electrónicos que se presentan como un mecanismo criptográfico y que van asociados a un documento. A través de dichos datos, el receptor del mensaje o archivo que se ha firmado puede verificar la identidad de la parte firmante, así como garantizar la integridad del documento. 

¿Y cuáles son las características de esta herramienta? A grandes rasgos, son dos:

Firma de contratos a distancia y en tiempo real

La firma digital permite que los documentos se puedan enviar y ser recibidos en cuestión de segundos mediante un correo electrónico o a través de soluciones web como PortaSigma. Mediante estas últimas, se puede realizar un seguimiento en tiempo real, con el que se puede conocer si el archivo se ha abierto o se ha firmado. 

De esta manera, se agilizan las transacciones y se reducen los tiempos de espera, ya que la firma se puede realizar con absoluta inmediatez desde la recepción del archivo y en cuestión de segundos. Para la empresa, supone un ahorro de tiempo y de recursos muy significativo. 

Seguridad y validez legal de la firma digital

El segundo aspecto relevante de la firma digital es que ofrece la misma seguridad jurídica y tiene la misma validez que las que se realizan presencialmente o en formato papel. Factores como la autenticidad o la legalidad de los documentos se suelen poner en tela de juicio cuando se trata de Internet. 

Sin embargo, la firma digital ha abordado estas inquietudes de manera efectiva. A través de tecnologías avanzadas de encriptación, las soluciones de firma digital pueden asegurar que las firmas son únicas y no manipulables. Por otra parte, las leyes y normativas actuales han reconocido la validez legal de esta alternativa electrónica, lo que incrementa la confianza en la integridad de los contratos firmados digitalmente.

Facilitación de la documentación y verificación de antecedentes

Los elevados volúmenes de candidaturas y documentación hacen necesario que esta última pueda verse simplificada. Con la facilitación de documentos, el manejo y la revisión de estos para la contratación de personal se vuelven más sencillos. 

Hay que tener en cuenta que además de la firma de los contratos, también se deben verificar los antecedentes laborales, académicos, profesionales y personales de las personas candidatas, con el objetivo de asegurar que son las adecuadas y que cumplen con los requisitos necesarios para el puesto o la posición en cuestión.

En el contexto de las empresas de trabajo temporal, que proporcionan personal a otras empresas para necesidades temporales, la documentación y verificación de antecedentes son esenciales para garantizar que los candidatos son aptos y se ajustan a las especificaciones de cada puesto asignado.  

La firma digital juega un papel clave en esta agilización, al permitir que los candidatos presenten sus documentos de manera electrónica y que las empresas accedan a ellos de manera rápida y segura. Esto reduce la necesidad de trámites en papel y la necesidad de encuentros físicos para presentar o revisar documentación.

Reducción de errores y retrasos en la contratación

En la misma línea de lo anterior, el hecho de que se puedan agilizar las comprobaciones y las contrataciones, elimina o reduce drásticamente los errores asociados a la manipulación de documentos que se puedan cometer, así como los retrasos en el inicio del trabajo por diversas razones. 

La firma de contratos a distancia y en tiempo real ha permitido a los candidatos revisar y firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Con ello se elimina la necesidad de encuentros presenciales que a menudo causaban demoras en todo el proceso, al tener que encontrar fechas convenientes para las partes implicadas. Otra situación que se evita es la pérdida de los documentos y los malentendidos. 

Asimismo, la seguridad y validez legal de la firma digital garantizan la integridad de los documentos y reducen el riesgo de problemas legales en el futuro. Esta confianza en la autenticidad de las firmas digitales también se traduce en una mayor rapidez en la toma de decisiones por parte de las empresas, ya que los documentos pueden ser revisados y aprobados de manera más expedita.

Sostenibilidad y responsabilidad ambiental

Junto a la necesidad de incrementar la productividad y simplificar todos los procedimientos internos, se une la de apostar por alternativas que sean más sostenibles y que contribuyan con el cuidado del medioambiente. 

Además de por razones evidentes relacionadas con la situación actual en la que se encuentra el planeta, las herramientas digitales suponen una reducción en los costes de cualquier empresa. La adopción de la firma digital tiene un impacto positivo en términos de sostenibilidad y responsabilidad ambiental. 

Cuando se elimina la necesidad de imprimir y manipular grandes cantidades de documentos en papel, se reduce la huella de carbono. Esta práctica alinea a las empresas de trabajo temporal con las tendencias actuales de responsabilidad social corporativa.

Impacto positivo en la imagen corporativa

La implementación de la firma digital no solo tiene beneficios operativos y medioambientales, sino que también impacta positivamente en la imagen corporativa de las empresas de trabajo temporal. La adopción de tecnologías modernas y eficientes demuestra un compromiso con la innovación y la mejora continua. Esto puede influir en cómo los candidatos y clientes perciben a la empresa, y contribuye al fortalecimiento de su imagen en el mercado, tanto por apostar por la innovación como por el compromiso con las buenas causas. 

Si quieres apostar por la firma digital y comenzar a disfrutar de todos estos beneficios, consulta las diferentes opciones de PortaSigma y transforma tu manera de operar en las contrataciones.