Explotando PortaSigma: como plataforma de visado electrónico

La sencillez de PortaSigma la dota de una inusitada flexibilidad. Explotando PortaSigma es una serie de entradas que muestran casos de uso concretos en los que PortaSigma se presenta como una gran alternativa a considerar.

Visado electrónico

Definición

El visado electrónico, entendido como el hecho de  añadir la firma electrónica y el Sello de Visado del Colegio, a la firma del Colegiado y/o Colegiados autor/es del documento es un caso en el que la sencillez y asequibilidad de PortaSigma la convierten en una solución de rapidísima implantación (ahora contrato PortaSigma y ahora más un minuto estoy visando electrónicamente)

Hipótesis de partida

Asumimos que tanto los Colegiados como el Colegio tienen los correspondientes certificados electrónicos para poder firmar los documentos.

Por otro lado, asumimos que estos documentos pueden estar en formato PDF perfectamente, formato ideal por su dificultad para modificar el documento accidentalmente, porque incrusta la firma electrónica en el mismo archivo y porque un simple Adobe Reader (R) para visualizarlo y validar la firma electrónica.

Solución

El Colegiado hace llegar su documento en PDF al Colegio, que lo revisa y, si todo está correcto, lo sube a la plataforma, añadiendo como firmante al colegiado que lo ha enviado y al propio Colegio (¿cómo?). Alternativamente, el Colegio puede configurar la firma automática al final del proceso (¿cómo?), es decir, que tan pronto el Colegiado firme su trabajo,  la plataforma añade la firma del Colegio.

Cuando el Colegio envía las peticiones de firma, éstas se comunican a los Colegiados, que deben firmar (¿cómo?)

En el momento en que el Colegiado firma, este hecho se comunica al Colegio. Si el Colegio configuró la firma automática al final del proceso ya no tiene que hacer nada más. Los documentos se encuentran correctamente firmados en la plataforma para su consulta en cualquier momento. Si no configuró la firma automática,  el Colegio debe proceder a firmar y cerrar el ciclo de firmas del visado digital.

Si los colegiados tienen certificados en software, podrán firmar desde sus Smartphones. No obstante, para optar a esta funcionalidad es necesario que el Colegiado disponga al menos de una cuenta Basic.

Lo quiero ya, ¿qué me hace falta?

El  Colegio, con una cuenta Premium, tiene a su disposición ilimitadas firmas de sus colegiados y 5 GB de almacenamiento. Los documentos visados pueden ser descargados de la plataforma en cualquier momento, si bien, el el hecho de mantenerlos en la plataforma garantiza su disponibilidad desde cualquier ubicación.

Una posibilidad más sofisticada puede consistir en la personalización la plataforma con la imagen del Colegio y la posibilidad de que múltiples usuarios puedan subir documentos a la misma.

Además, con la API que PortaSigma pone a disposición de sus clientes, sea cual sea el plan de precios, se puede integrar fácilmente con gestores documentales o de flujo externos.

Ventajas adicionales

La misma plataforma sirve para cualquier otro trámite entre colegio y colegiado o trámites internos, con todas las ventajas de la firma electrónica, de las aplicaciones cloud y de la web 2.0.  Con PortaSigma, el Colegio mejoraría el servicio ofrecido a sus colegiados, y reduciría drásticamente sus necesidades administrativas, o lo que es lo mismo, sus costes operativos.