¿Cómo digitalizar funciones en el departamento de recursos humanos?

Digitalizar funciones o procesos consiste en aplicarles tecnología digital. Gracias a esta,
no solo se actualizan y adaptan a las nuevas necesidades de la sociedad, sino que
además se gana eficiencia y se mejora la productividad. Hoy nos centramos en cómo
realizar la digitalización de recursos humanos, por ser uno de los departamentos con mayor carga
administrativa y de gestión y que más puede verse beneficiado por los avances
tecnológicos.

¿Por qué optar por la digitalización en el departamento de
recursos humanos?

Además de para hacer nuestras vidas más fáciles, la tecnología persigue agilizar los
procesos y mejorar la productividad, lo que supone a su vez un aumento en la
competitividad de una empresa. Puesto que toda la sociedad avanza en la misma
dirección y llegará un punto en el que no sabremos prescindir de ella, la única opción
posible para cualquier marca que desee seguir siendo competitiva es la de adaptarse a
los nuevos tiempos.

Como sucede en cualquier otro departamento, el objetivo es ofrecer una mejora tanto al
personal que trabaje en él como a quienes se relacionan con este y que sería, en este
caso, la propia plantilla de empleados o quienes optan a formar parte de ella.

Si pensamos en la práctica, las labores de este departamento van desde la gestión de
nóminas y de contratos, al control de horarios y de asistencia, la monitorización del
rendimiento o la búsqueda de personal en diferentes plataformas.

Todas ellas son tareas que implican una gran cantidad de tiempo y que pueden
automatizarse o digitalizarse para que los recursos que se le dedican sean menores.
Así aumenta la eficiencia en el departamento, pero también se mejora la experiencia de
usuario para los empleados actuales y futuros.

Formas de digitalizar funciones en el departamento de RRHH

Las opciones para digitalizar recursos humanos en una empresa son varias, pero a
continuación te dejamos las herramientas más utilizadas hasta ahora.

Firma digital

En tiempos de pandemia comenzó la necesidad de digitalizar determinadas operaciones,
puesto que se volvió imposible optar por la vía presencial. Gracias a ella, se aceleró el
desarrollo tecnológico, así como su implantación en empresas de diferentes tamaños.
Superada la pandemia, esta nueva forma de trabajar que probó su eficacia se ha
mantenido con nosotros.

Con la firma digital se automatizan y agilizan procesos, como la formalización de
contratos, que de otra manera se ven pospuestos hasta que pueda tener lugar el
encuentro presencial. Pero no solo estos, sino también la negociación de nuevos
términos o la consolidación de relaciones tanto en dirección ascendente como
descendente.

La firma digital cuenta con muchos beneficios, entre ellas, elimina los costes operativos de aquellos procesos que se repiten, así
como el coste en recursos materiales, como puede ser el papel. Además, con la nueva
tecnología existente relativa a esta, se puede mantener la confidencialidad y la
seguridad jurídica necesaria para determinados procesos. Por otra parte, contribuye a
una forma de trabajo sostenible y mejora la imagen de marca.

En PortaSigma, disponemos de varios tipos de firma digital que se adaptan a las
necesidades de cada empresa y departamento. Desde la electrónica simple o por SMS a
la biométrica y la que utiliza el certificado digital. Un proceso completamente seguro y
acorde con las normativas europeas, con firma en el momento y adaptado para widgets y
API sin necesidad de desarrollo adicional.

Redes sociales internas

Además de agilizar y automatizar procesos, también es conveniente invertir en facilitar
la comunicación y las interacciones en general. Un método para hacerlo es apostar por
las redes sociales internas, que también son útiles para fomentar la colaboración. Así
mismo, refuerzan el sentimiento de equipo, la cultura empresarial y la sensación de
pertenencia, y abren la puerta a una comunicación más informal y relajada, en la que las
jerarquías se dejan a un lado.

Plataformas de e-learning

La propia digitalización de recursos humanos implica aprender conceptos nuevos por
parte de todas las personas integrantes de una empresa. Además de este conocimiento,
cada cierto tiempo es necesario que la plantilla se actualice y recicle, aprenda nuevas
metodologías y conceptos o que renueve las cuestiones relativas a la seguridad y la
higiene en el puesto de trabajo.

A través de la digitalización de RRHH, pueden crearse aulas virtuales como parte de la propia
empresa, que permiten el acceso desde cualquier lugar e incluso se pueden realizar en
remoto, o bien recurrir a otras externas ya existentes para realizar determinados cursos o
talleres.

Control de horarios y asistencia

Desde mayo de 2019 es obligatorio para cualquier empresa llevar un control de
horarios de su plantilla, de manera que se puedan contabilizar las horas
extraordinarias o identificar contratos completos que se declaran como parciales. Para
llevar este control existen varias opciones, las manuales, que suponen una cantidad
enorme de trabajo para contabilizarlas, o las digitales, que a través de distintos tipos de
software permiten la identificación de la persona y el registro de las entradas y salidas, así como las ausencias y las vacaciones. Algunas de ellas son Bizneo, Sesame, Lucca o TramitApp.

Software de gestión

Otra forma de digitalización de recursos humanos es mediante los software de gestión de
contratos y nóminas. Estas últimas suponen una carga muy grande de trabajo que se
produce de manera periódica y que es susceptible de automatizarse para reducir el
tiempo que se le dedica y los errores humanos que puedan aparecer en los cálculos.

Además, estas pueden ir conectadas al software anterior, de manera que se
contabilicen automáticamente las horas realizadas como parte de la jornada laboral y las
que son extraordinarias, y así obtener las cantidades adecuadas a final de cada mes,
incluyendo los impuestos pertinentes. Desde esta vía, pueden enviarse también por la vía
digital y evitar así el gasto mensual en recursos. Algunos de los más conocidos son Sage,
a3innuva, Nominasol o Tugesto.

Si deseas apostar por la firma digital en tu negocio y así agilizar los contratos y
acuerdos al reducir los plazos de tiempo y los recursos invertidos, puedes realizar una
prueba gratuita desde la web de PortaSigma, y si necesitas más información para
encontrar la que mejor se adapta a tus necesidades, contacta con nosotros.