Todo sobre la digitalización de documentos
La digitalización de documentos ha sido el primer paso en la transformación digital, que va más allá e incluye cambios en todos los procesos internos y externos. Con la primera, se logra simplificar la forma de trabajo y se ahorra un volumen muy alto de recursos, así como de costes. Si eres una de esas empresas que todavía no se ha actualizado, te contamos por qué es conveniente que des el paso y las ventajas que te traerá.
Documentación digitalizada: ¿qué es?
Para poder tomar decisiones, primero hay que saber de qué se está hablando. Así que comenzamos por definir qué es exactamente la digitalización de documentos o la documentación digitalizada. Porque aunque en España nos encontramos por encima de la media europea, todavía son muchas las empresas que tienen esta asignatura pendiente.
La digitalización hace referencia a la aplicación de técnicas modernas que hacen uso de la tecnología y que afectan al proceso de producción de una empresa. Cuando se habla de la digitalización de documentos, estas técnicas se aplican, en concreto, a los documentos con los que se trabaja en el día a día.
El objetivo es reducir la cantidad de archivos con los que se trabaja, almacenarlos de una manera segura y agilizar la búsqueda de los mismos, puesto que cuando mayor es su volumen, mayor será también la dificultad para dar con un documento en particular.
¿Cómo se digitalizan estos documentos y cuáles podemos digitalizar?
A través del escaneado, los documentos pasan de ser analógicos a digitales. No obstante, este proceso va mucho más allá y abarca otras tareas que van antes y después de su tratamiento. Como por ejemplo, la clasificación de todos los contenidos y su registro, de manera que su acceso se vuelva más rápido y sencillo, o su exportación en determinados formatos.
Por otra parte, la digitalización de documentos no pasa únicamente por transformar los archivos que ya se tienen para que adopten un formato digital, sino que abarca también el cambio en los procesos. Esto supone una nueva manera de trabajar, en la que desaparezcan los archivos físicos, para trabajar únicamente con los digitales.
Pero, ¿qué documentos son los que se pueden digitalizar? A grandes rasgos, los relativos a los clientes y los proveedores, pero también aquellos con los que trabaja el departamento de recursos humanos o el de finanzas.
Contratos
Puesto que aquí se establecen las condiciones en la relación entre dos partes, su consulta puede ser frecuente. Cuando se apuesta por la digitalización, se facilita el control de las fechas de cara a las renovaciones o su cumplimiento.
Facturas
La factura electrónica no es únicamente un recurso para agilizar los trámites, sino que desde la publicación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, de 29 de septiembre de 2022, esta será el único sistema que se podrá usar en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Por lo tanto, su carácter se vuelve obligatorio.
Albaranes
Visualizar todos los pedidos y sus documentos digitalmente, evita pérdidas y ofrece soluciones más rápidas a los problemas que se den en los repartos.
Pólizas
Con las pólizas sucede como con los contratos, que para poder continuar con las relaciones comerciales, es conveniente que su firma tenga lugar lo antes posible. Además de que suelen consultarse con frecuencia y se requiere que el acceso sea inmediato y seguro.
Para estos casos, se puede recurrir también a otro proceso digitalizado, como es la firma electrónica de documentos de PortaSigma. Con este sistema, los documentos se guardan en un entorno seguro y se puede proceder con la firma en cuestión de segundos y desde el mismo momento en el que se recibe el archivo. Además, permite controlar en qué punto se encuentra el documento, como si la firma está pendiente o ha sido realizada, y tienen validez y seguridad jurídica.
Nóminas
Los departamentos de RR.HH. de empresas con una cierta envergadura, trabajan con una cantidad muy elevada de contratos y de nóminas. Al digitalizar toda esta documentación, se facilita la creación de nóminas, sobre todo cuando sus importes no son constantes cada mes, pero también el envío, que puede ser por medios digitales y no en papel.
Documentación fiscal
Los estados financieros y demás documentación relativa a las cuentas de una empresa deben cumplir con varios requisitos legales. Su digitalización ya viene exigida también desde las Administraciones, pero además, es una forma de garantizar su seguridad, puesto que su pérdida puede acarrear sanciones cuantiosas.
Ventajas de la digitalización de documentos
Queda claro que la digitalización de documentos posee notables beneficios desde el punto de vista del aumento de la productividad y de la mejora del rendimiento en un negocio. Pero estas no son las únicas ventajas con las que cuenta:
Ahorro en el almacenamiento
El almacenamiento no solo implica una reducción del espacio físico utilizado para guardar documentos, y que significa cambiar los discos duros por estanterías llenas de papeles. También hace referencia a la reducción en costes que supone el material, como el papel y la tinta, la inversión en el espacio para almacenarlos y la facilidad para el mantenimiento, que consiste únicamente en las copias de seguridad. El ahorro se extiende también al medioambiente.
Facilidad para el acceso y el análisis
La documentación digitalizada se puede clasificar e indexar, de manera que su acceso se realiza en cuestión de segundos. No solo se reduce el tiempo de la búsqueda, sino que se agilizan los trámites que requerían de la consulta de los archivos en cuestión. Por otra parte, cuando toda la información está digitalizada, se facilita el análisis para la generación de informes que contribuyan a la toma de decisiones empresariales.
Alta seguridad
El propio paso del tiempo repercute en la conservación de los documentos en papel y siempre resulta más sencillo que se puedan perder o traspapelar. El almacenamiento online blinda los accesos y garantiza una alta seguridad, así como la integridad de los documentos, incluso si se produjeran daños informáticos, al estar alojados en servidores. Y en el caso de los sistemas de firmas electrónicas, estas gozan también de seguridad jurídica.
Si quieres comenzar con tu proceso de digitalización desde las firmas electrónicas, consulta en PortaSigma los distintos tipos con los que trabajamos y empieza a agilizar tus operaciones empresariales.
