Cómo firmar un PDF

El sentido del formato PDF

Desde siempre, cuando se necesita recoger la firma de una o más personas en un documento, se imprimen tantas copias como personas tienen que firmar, y cada una estampa su firma manuscrita en la parte del documento en la que se requiere. Esto mismo se realiza para cada copia impresa.

La mayoría de la gente, empieza a acostumbrarse a manejar documentos digitales. Estos documentos, se producen con aplicaciones informáticas, se archivan en discos duros, y se comparten usando comunicaciones telemáticas.

Cuando se imprime un documento, se crea una instancia en papel del mismo, cuyo contenido no va a poder ser modificado. La acción imprimir nos da esa seguridad y nos asegura también que cualquiera que reciba el documento va a poder leerlo.

Para obtener la misma seguridad sin la necesidad de imprimir el documento en papel, debemos transformarlo en un formato que sepamos que no va a poder ser modificado, y que cualquiera va a poder leer. A día de hoy, esa seguridad nos la da el formato PDF.

Además, la experiencia nos dice que para consolidar un avance tecnológico, la compatibilidad con las tecnologías anteriores es muy importante. Por esa razón, se han popularizado las herramientas de conversión a PDF que funcionan como ‘spooler’ de impresora. La función ‘Imprimir a PDF’ es ya algo muy habitual y extendido.

Por tanto, puesto que estamos acostumbrados a estampar nuestra firma manuscrita en documentos en papel, es normal que cuando nos hablan de firma digital, esperemos estamparla en un documento PDF. Es la evolución más compatible con la tecnología anterior.

¿Y cómo firmar un PDF?

Desde su versión 1.5, el formato PDF soporta la incorporación de firmas digitales incrustadas. Estas firmas están formateadas en el documento de acuerdo con el estándard PKCS#7 .

Para poder firmar un documento PDF, es requisito imprescindible disponer de un identificador digital. Los identificadores digitales son componentes que podemos instalar en nuestro ordenador, o transportar en una tarjeta o token criptográficos. Un identificador digital está compuesto por una parte privada, que solo podemos usar nosotros, y una pública, que sirve para que otros puedan verificar nuestra identidad. La parte pública es el certificado digital. Si obtenemos un certificado digital reconocido por el Minetur (antiguo Mityc), la firma electrónica realizada tendrá la misma validez legal que la firma manuscrita. Este dato se recoge en la Ley 59 / 2003, de firma electrónica.

Si ya disponemos de un identificador digital, lo único que nos falta para firmar un PDF es la herramienta de firma. Vamos a explicar cómo firmar un PDF usando nuestra herramienta gratuita ClickSign.

ClickSign puede descargarse gratis desde aquí. Este sería el proceso de firma:

1. Desde el mismo explorador de Windows, elegir el documento PDF que queremos firmar
2. Clicar botón derecho del ratón sobre el documento PDF y aparece el menú ClickSign
3. En el menú ClickSign, buscar la opción ‘Firmar» y clicar sobre ella
4. ClickSign inicia el proceso de firma y nos pide que seleccionemos nuestro certificado digital
5. Si la configuración de nuestro identificador digital lo requiere, presentar el PIN que lo protege
6. Finalmente, se crea un documento PDF en la misma ruta de acceso, con mismo nombre y extensión ‘.signed’

A partir de aquí, las reglas básicas del juego para firmar a mano un documento impreso, son las mismas que para firmar digitalmente un documento PDF.

• Cualquier documento digital puede representarse en formato PDF
• Cualquier documento PDF puede firmarse de forma sencilla por una o más personas

Además, firmar digitalmente un documento ofrece las siguientes mejoras:

• Mayor seguridad, puesto que se impide la manipulación de documento firmado, o la suplantación del firmante, algo que con la firma manuscrita y las tecnologías de edición actuales, es muy factible
• El archivo digital del documento es mucho más económico que el físico
• El tiempo de ejecución del proceso desde la solicitud de firma, hasta la ejecución se puede realizar telemáticamente y de forma instantanea
• El tiempo de localización de un documento en un archivo digital, es mucho más rápido que en un archivo físico
• Además, el formato de firma PDF permite añadir datos relativas al contexto de la firma, algo que con la firma manuscrita no puede realizarse

Tras todo lo comentado, tan solo quedaría una pregunta por hacerse:

¿Por qué voy a seguir firmando documentos a mano?

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