¿Cómo firmar un PDF con formato digital?
El mundo avanza hacia la digitalización de todas las relaciones y transacciones, como es el caso de la firma de documentos. Una alternativa que nos ofrece multitud de comodidades, pero que requiere de la tecnología adecuada para que sea posible. Si te interesa conocer cómo firmar un PDF con formato digital, desde Portasigma, expertos en firma digital de documentos, te dejamos todo lo que necesitas saber para conseguirlo.
La pandemia y el auge de las firmas digitales
La llegada del coronavirus a nuestras vidas no solo nos sumergió en una crisis sanitaria y social, sino que además puso de manifiesto la necesidad por parte de numerosas empresas de apostar por herramientas tecnológicas para la digitalización.
No solo las compras se dispararon en la red por ser la única vía posible, sino que las relaciones personales y profesionales se pasaron a las pantallas. Esto nos ayudó a retomar el debate sobre la importancia de poder verificar nuestra identidad a través de Internet, de cara a permitir tomar las mismas decisiones que en la vida real.
Nos referimos a las firmas digitales, que dado el número de organizaciones que aún no disponen de ella, ven ralentizados sus procesos, lo que supone una reducción de la productividad y de la capacidad de control de los documentos.
Con la pandemia a nuestras espaldas, toca aprender las lecciones y ponerse en marcha. Aunque ahora no constituya un problema en sí mismo, sí que es una oportunidad para diferenciarse de otras marcas, agilizando los procesos y dando facilidades a los clientes, con el consecuente ahorro en tiempo y costes.
¿Cómo firmar un PDF con formato digital?
Las firmas electrónicas se destinan a un espectro muy amplio de transacciones. Como los seguros, los contratos mercantiles, documentación laboral, actas de reunión, procesos corporativos, autorizaciones y un largo etcétera.
Sin embargo, para firmar un PDF con formato digital, u otro tipo de documento, no es suficiente con disponer de la tecnología adecuada para ello. Además, se requiere poder verificar la identidad de la persona y cumplir con una serie de medidas de seguridad enfocadas a reducir el riesgo.
En la actualidad, no solo hay que tener en cuenta la protección de los datos que se manipulan, sino también recordar que, si bien Internet ofrece innumerables posibilidades, es el entorno donde más fácil resulta suplantar una identidad.
Por ambos motivos, si te preguntas cómo firmar digitalmente un PDF u otro documento, te sugerimos apostar por soluciones tecnológicas especializadas, como PortaSigma. Con una clara orientación al cliente y con varios tipos de firmas electrónicas, para que puedas elegir la que más se ajusta a tus necesidades.
Pero veamos de qué opciones dispones y cómo puedes proceder a firmar digitalmente un documento PDF..
Firmas con Adobe Acrobat Reader
Adobe es la propia creadora de este formato y cuenta con una herramienta gratuita que permite la firma de documentos digitales. El procedimiento es sencillo, ya que tras la instalación, solo hay que ir a la pestaña de Herramientas, donde aparece la opción de Rellenar y Firmar. Mediante una pantalla táctil, se procede con la firma y se guarda el documento.
No obstante, esta vía no da solución a la problemática anteriormente mencionada, como la verificación de la identidad o la protección de los datos. Por otra parte, desde el punto de vista de una empresa, cuyo volumen de documentación es elevado, esta herramienta no ofrece la respuesta requerida. Sucede de manera similar con las opciones gratuitas que encontramos en la red.
Firma tus documentos con PortaSigma
El proceso de firma digital con PortaSigma sigue respetando la sencillez en el trámite, pero le añade seguridad y confidencialidad, al cumplir con todos los requisitos establecidos en la Unión Europea, como es el reglamento eIDAS. Si trabajas con un volumen elevado de archivos, con los cuatro tipos de firmas digitales que te proponemos, podrás elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y elevar así tu productividad. Estos son los pasos en cómo firmar un PDF con formato digital.
Preparación del documento y ubicación de la firma
Cuando tengas los documentos listos, guárdalos en una carpeta y asegúrate de que todos están en un formato en PDF. A continuación, tendrás que subirlos a PortaSigma e indicar en qué lugar de los documentos deseas que aparezca el espacio para la firma. Así mismo, establecer quién o quiénes son los destinatarios que deben firmar.
Envío de notificaciones
Una vez completado el paso anterior, tendrás que comenzar con el proceso de envío de la solicitud de firma, que se indica con claridad en la misma herramienta. Las personas destinatarias que se incluyeron en el punto anterior, recibirán una notificación bien por correo electrónico bien por SMS. En este mensaje, aparecerá un enlace donde se encuentra el documento que deben firmar.
Firma del documento
Con un simple clic, los destinatarios podrán firmar el documento. Pero también tienen la opción de revisar toda la documentación e incluso rechazar la firma si tienen alguna objeción e indicar el motivo de la misma.
Envío de la documentación
Una vez que se ha procedido con la firma, se recibe una notificación. De forma inmediata, la persona firmante puede obtener el documento firmado. El original será almacenado en un servidor de PortaSigma de alta seguridad y confidencialidad, al que podrás acceder cuando lo necesites.
Beneficios de la firma digital en un PDF
Como has podido comprobar, el procedimiento para firmar documentos en PDF digitales es extremadamente simple y fácil de llevar a cabo. Pero, ¿qué ventajas en concreto son las que ofrece, más allá de la seguridad y la productividad que ya mencionamos?
Sostenibilidad
Utilizar la firma digital permite despedirse de los documentos en papel. Un ahorro considerable en recursos que no solo afecta al presupuesto de la empresa, sino al propio medioambiente. Además, se facilita la organización en carpetas virtuales de los archivos, que reduce el riesgo de pérdidas.
Accesibilidad
La principal ventaja de los formatos digitales es que pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. No importa dónde te encuentres o dónde estén tus clientes, puedes cerrar contrataciones en remoto en cuestión de un par de minutos. De este modo, se logra también la integración de estos procedimientos en los flujos de trabajo.
Control
Los documentos en papel tienden a acumularse unos sobre otros, lo que dificulta el conocimiento acerca del estado de cada transacción. Con las firmas digitales, se puede saber con un solo vistazo el estado de las firmas enviadas. Y si se necesita acceder a la documentación por algún motivo, toda se encuentra almacenada en el mismo punto.
Agilidad en los procesos
La reducción de los tiempos agiliza los trámites burocráticos, agiliza los cierres de negocios y mantiene la documentación continuamente actualizada. Una vía eficaz para mejorar el rendimiento y reducir la carga de trabajo en diversos departamentos.
Si necesitas más información acerca de cómo firmar un PDF en formato digital mediante PortaSigma, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros o rellenar nuestro formulario de registro si quieres proceder con tu prueba gratuita.
