Factura electrónica «low cost»

Desde el 10 de abril de 2007, la orden EHA/962/2007, del Ministerio de Economía y Hacienda, establece un marco sobre el que implantar sistemas y desarrollar procedimientos sobre los que gestionar la facturación empresarial de forma telemática.

Gracias a esto, España presenta uno de los mejores ratios europeos de implantación de factura electrónica, con una penetración del 12% en 2010.

Sin embargo, esta penetración se ha desarrollado principalmente entre grandes y medianas empresas, mientras en este país, el tejido empresarial está formado mayoritariamente por micro y pequeñas empresas. Todo apunta hacia que las costosas soluciones existentes solo estaban al alcance de las medianas y grandes empresas. Afortunadamente parece que esto está cambiando.

Actualmente hay herramientas que permiten a cualquier empresa beneficiarse del ahorro generado por la facturación electrónica, sencillas y de bajo coste. No olvidemos que cada factura que pasemos de generar en papel a hacerlo en formato digital, nos generará un ahorro cercano a 1 €.

Cuando en isigma planteamos desarrollar una solución, que permitiera a las empresas enviar facturas electrónicas, quisimos cumplir las siguientes premisas:

1. Que fuera un complemento a cualquier sistema de gestión, para no obligar a las empresas a  sustituir su sistema tradicional, para poder facturar electrónicamente
2. Que tuviera un coste al alcance de cualquier «bolsillo empresarial»
3. Que no requiriera desarrollo o integración adicional, y fuera muy fácil de configurar y utilizar

De acuerdo con el marco legal vigente, el eslabón a cubrir para convertir cualquier factura en formato digital, en una factura digital legal, es la firma electrónica. En este contexto, ClickSign Pro es la solución ideal para incorporar la facturación electrónica a cualquier sistema de gestión.

• ClickSign Pro firma de forma automática todos los documentos que se depositen en una carpeta determinada, así que es un sistema complementario con cualquier sistema de gestión, sin necesidad de desarrollar ni una sola línea de código
• Es capaz de firmar tanto documentos PDF como documentos XML, por lo que permite trabajar tanto con facturas en PDF, comprensibles para humanos, como con el estándard XML Facturae, procesable por las aplicaciones de gestión de nuestros clientes
• Los 290 € que cuesta la licencia, lo convierten en una solución más que asequible para empresas de cualquier tamaño

Instalando ClickSign Pro, ya se podrá aplicar la firma electrónica a lotes de documentos de forma automática. ¿Qué hace falta para disponer de una solución completa?

1. Un mecanismo para generar los documentos en formato PDF. Hay muchas herramientas gratuitas que ofrecen esta funcionalidad. Se integran con nuestro sistema operativo como una impresora más. Cuando elegimos imprimir con esta impresora, en lugar de imprimir un papel, generamos un archivo PDF en la carpeta de nuestro disco que decidamos. Estos son un par de ejemplos de «Impresoras PDF» gratuitas: PDF Creator, Primo PDF,
2. Un certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación reconocido, que nos permita firmar facturas. Estos son algunos de los reconocidos en España: Firmaprofesional, Camerfirma, FNMT

Reumiendo, todo lo que necesitamos para desplegar una solución de facturación electrónica «low cost», completamente legal es lo siguiente:

• Instalar una impresora virtual de PDF
• Obtener un certificado digital que nos permita firmar facturas
• Instalar ClickSign Pro.
• Configurar en ClickSign Pro, las carpetas de entrada y salida de firma, y el certificado digital para firmar

El funcionamiento será el siguiente:

• Generamos la factura del mismo modo en que lo estamos haciendo ahora
• En lugar de imprimir en papel lo imprimimos en PDF, y lo depositamos en la carpeta de entrada de ClickSign Pro
• Recogemos las facturas ya firmadas digitalmente de la carpeta de salida de ClickSign Pro y se las enviamos a nuestros clientes

Vemos que para ser capaces de emitir facturas electrónicas, ya no necesitamos realizar grandes inversiones en desarrollo. Ni tampoco en formar a los usuarios de nuestros sistemas. Implantar la factura electrónica ya está al alcance de cualquiera, nos permitirá ahorrar en nuestros procesos, y la imagen de la empresa frente a nuestros clientes.

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